¿Qué es despilfarrar? Si nos vamos al diccionario de la RAE nos encontraremos esto: “Malgastar el dinero de forma insensata y sin necesidad”. Sin embargo, nadie quiere malgastar el dinero de una empresa sin necesidad, ni sentido, entonces ¿por qué decimos en Lean que en las empresas se producen despilfarros?

En realidad, hay muchas formas en las que podemos malgastar dinero sin ser conscientes de ellos. Desde producir más de lo que se va a necesitar, hasta producir cosas que nuestros clientes no nos van a comprar, hay un abanico de posibilidades, que incluyen pérdidas de tiempo y recursos.

Veamos cuáles son, según Lean, las pérdidas de tiempo y dinero más habituales.

Los 7 despilfarros.

Tengo que reconocer que siempre me ha llamado la atención la capacidad de abstracción de los japoneses y la cultura japonesa, en general. Supongo que por eso, cuando tuve la oportunidad de formarme el Lean, no lo pensé dos veces.

Dentro de esa capacidad se encuentra la facilidad para resumir y extractar situaciones cotidianas y llevarlas a un nivel en el que todo el mundo las puede reconocer. Y eso, simplemente, es lo que ocurre con los 7 despilfarros.

Como ya he comentado más arriba, son definiciones visuales que nos permiten identificar pérdidas, ya sean de tiempo o materiales, que repercuten económicamente en la empresa.

Estos son:

• Sobreproducción.
• Reprocesado.
• Transporte.
• Movimientos o desplazamientos.
• Esperas.
• Inventario.
• Sobre procesado.

Sobreproducción

Se define como: “Producir mayor cantidad de la solicitada por el cliente, o antes del momento en el que lo necesita”. Se trata de un despilfarro de tiempo y dinero, ya que disminuye la capacidad y los recursos para producir lo que realmente se necesita en cada momento.

Con Lean, nuestra orientación siempre va dirigida a satisfacer las necesidades de nuestros clientes, proporcionándoles servicios o productos que le aporten valor, justo en el momento que los necesiten.

Si sobre producimos estamos consumiendo unos recursos que podríamos usar en otros servicios o productos, sin la certeza de que nuestro cliente acabe por comprárnoslos en algún momento.

Reprocesado

Se define como: “Producir productos defectuosos que luego hay que reparar o tirar”. Se trata de un despilfarro porque disminuye la capacidad productiva de nuestra empresa, aumenta los costes de producción e interrumpe el flujo adecuado de la

misma.

Para Lean la producción de una empresa debería tender a ser fluida y uniforme, de manera que no se produzcan interrupciones, ni cuellos de botella en el proceso.

Si fabricamos productos defectuosos, o aportamos servicios de baja calidad a nuestros clientes, en algún momento del proceso vamos a tener que repararlos, cambiarlos o incluso tirarlos y fabricar otros nuevos, con el coste que esto supone y la mala imagen que generamos en nuestros clientes que, en algún momento, acabará por pasarnos factura.

Transporte

Se define como: “Desplazamientos innecesarios de materias primas, productos, maquinaria o documentos”, lo cual supone pérdidas de tiempo y aumenta la posibilidad de errores.

Cuanto más alejadas del punto de producción estén la maquinaria y las materias primas que necesitamos para elaborar nuestros productos, mas gasto en combustibles y en tiempo. En el caso del tiempo, no sólo en los desplazamientos en sí, sino también el necesario para ponerlos a producir desde parados.

En el caso de los servicios, donde no hay producción a priori, se trata de transporte de documentos, archivos y demás material tangible para la ejecución de la dinámica diaria de trabajo.

Movimientos o Desplazamientos

Se define como: “Las pérdidas de tiempo como consecuencia de que las personas tengan que moverse de un sitio a otro”.

Como en el caso anterior, desplazamientos innecesarios o mal planificados de personal pueden acarrear no sólo gastos derivados del desplazamiento en sí, sino también del tiempo propiamente dicho de ese personal.

Esperas

Se define como: “Las esperas entre operaciones que aumentan el tiempo de proceso y ocasionan acumulaciones de material entre los procesos”.

Esperas por causa de terceros, esperas debidas a cambios de maquinaria en un determinado proceso, esperas en firmas de documentos o autorizaciones, … Todas ellas suponen un gasto innecesario de tiempo que rompe el flujo de un determinado proceso y, con él, el de todo el sistema productivo.

Inventario

Se define como: “La sobreproducción genera inventarios”. Afectan a la tesorería, requieren espacio para su almacenaje y recursos diversos para garantizar su conservación, todo lo cual se traduce en gastos extras imputables al coste de producción y un aumento en el tiempo medio de salida de los productos inventariados.

Al promover la producción bajo demanda del cliente final, Lean sugiere almacenes pequeños en puntos estratégicos del proceso, o “supermercados” que permitan una gran rotación en materias primas y productos terminados.

En el caso de empresas de servicios estaríamos hablando de servicios con baja demanda por parte de los clientes que requerirían un tratamiento a parte del resto de servicios.

Sobreprocesado

Se define como: “Dotar al producto o servicio de especificaciones que no necesita, o que no añaden valor para el cliente”, limita la capacidad, y aumenta los costes y el tiempo de proceso. 

Lean orienta la producción a la apreciación de valor por parte del cliente final. Si le estamos ofreciendo un producto, aparentemente, muy bueno, pero cuyo valor no es reconocible o apreciable para nuestro cliente, este simplemente no lo va a pagar, porque no es lo que necesita.

Escuchar las necesidades de nuestro cliente final es imprescindible para aportarle un valor real por el que esté dispuesto a pagar un precio razonable.

Estos 7 despilfarros son aplicables a cualquier sector y empresa, ya sean de producción como de servicios, y resumen y engloban perfectamente los problemas finales más comunes y que no son derivados del sector al que pertenezcan las mismas.