En un post anterior hablábamos de las 7 causas más comunes de pérdidas ocultas de capital en la empresa, los despilfarros.

En este post hablaremos de las 5 soluciones, a parte de las puramente técnicas, que junto con ellas, pueden ayudarnos a mejorar la gestión de nuestra empresa, el manejo de nuestros procesos y a evitar la pérdida inadvertida de capital.

Las 5 S

Las 5 S es junto con el autocontrol, los sistemas ANDON, los diagramas de spaghetti y las técnicas de cambios rápidos y gestión de lotes, las herramientas más utilizadas para la corrección de despilfarros que utiliza Lean.

Tengo que reconocer que tengo cierta debilidad por este método, quizá porque la mayor parte de nuestros clientes son, o han sido, empresas de servicios y este método es más visual para ellos, sin embargo, es perfectamente aplicable tanto a fabricación y producción, como a servicios.

Esta técnica se conoce también como “de la economía de movimientos” y, resumiendo bastante, viene a decir que cuanto más ordenado tengamos nuestro trabajo y nuestro puesto, menos margen para errores y despilfarros, menos interrupciones del flujo de trabajo y mayor capacidad productiva con menos estrés.

Su nombre viene a raíz de la letra con la que empiezan cada una de las correcciones en japonés:

• Seiri: separar
• Seiton: organizar
• Seiso: limpiar
• Seiketsu: estandarizar
• Shitsuke: generar disciplina y hábito.

Seiri (separar)

Identificar y separar los materiales estrictamente necesarios para cada operación, y retirar del puesto de trabajo los no necesarios. Clasificarlos y ubicarlos más o menos cerca del puesto en función de su frecuencia de uso.

A parte de la sensación de dificultad que da un puesto de trabajo con cosas amontonadas, con el consiguiente aumento de estrés y accidentes potenciales, mantener en nuestro puesto de trabajo sólo lo imprescindible nos evita desplazamientos innecesarios y agiliza nuestro desempeño.

Seiton (organizar)

Colocar los equipos y materiales según el sentido del flujo de trabajo, de forma que sean intuitiva y fácilmente localizables. De

este modo se eliminan pérdidas por movimientos, búsquedas, esperas o transportes.

Facilita no sólo nuestro trabajo, sino el de compañeros que dependan de él, o que puedan ocupar nuestro puesto en otro turno, ayudando a mantener el flujo y la calidad del proceso.

Seiso (limpiar)

Identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y establecer los métodos, materiales, frecuencias y niveles de limpieza. La limpieza ayuda en la prevención de accidentes y a crear un puesto de trabajo ergonómico donde la persona se encuentra más a gusto.

Eso significa menos estrés y mayor calidad de vida laboral, lo que puede repercutir en menor absentismo y rotación de plantilla, con lo que mejoramos nuestra calidad de servicio a cliente y, por lo tanto, mejoramos percepción del valor que este puede otorgar a nuestros productos o servicios.

Seiketsu (estandarizar)

Estandarizar las actuaciones para mantener el puesto de trabajo limpio y ordenado, 

preferiblemente mediante control visual. Establecer elementos que permitan distinguir fácilmente y de forma inmediata una situación normal de una anormal, como la ausencia o falta de disponibilidad de un determinado material en el lugar establecido, o la existencia de una cantidad anormal de trabajo, por ejemplo, un elevado número de materiales o de documentos en proceso.

Esto evita que haya problemas que se enquisten o se oculten, permitiendo su resolución inmediata, independientemente de quién ocupe ese puesto en un determinado momento, ya sea por cambios en la plantilla de trabajadores o por cambios de turno.

Shitsuke (generar disciplina y hábito)

Establecer normas para mantener y verificar periódicamente el nivel de orden. Dotar a los profesionales de los recursos y entrenamiento necesarios para que se pueda mantener la organización de los puestos de trabajo.

En realidad esta es más una cualidad transversal a las anteriores. De poco o nada sirve que limpiemos, organicemos, estandaricemos y separemos, si luego no lo mantenemos en el tiempo, o una parte del personal decide cumplirlo y otra no.

Necesitamos implicar a todas las personas que trabajan con y para nosotros en la necesidad de mantener los cambios y las directrices que se decida implantar, de manera que, una vez más, el flujo de los procesos se mantenga estable y en un ritmo adecuado a las necesidades de nuestros clientes.