La Gestión del Tiempo y las Tareas
¿Qué es la "Gestión del Tiempo"?
¿Quién no ha sentido en alguna ocasión la sensación de que “la vida no le da para más”? ¿O que necesita días de 30 horas? ¿O que no ha parado en todo el día y no ha hecho nada?
Si os habéis sonreído con alguna de las preguntas anteriores, o habéis pensado “bienvenido a mi mundo”, esta serie de posts os pueden interesar.
Como suelo decir en mis talleres, las buenas noticias son que no eres el único o la única que se siente así (tranquilidad, aún no estamos para que nos encierren), y las malas noticias son… que no eres el único o la única que se siente así (esto se está volviendo el pan del día).
Y ahora estaréis pensando “vale, Cris, nos has dejado como veníamos”. Sí… y no. Hace años leí en un artículo de un psicólogo de moda, que el primer paso para solucionar un problema es saber que se tiene un problema. Vale. Ya sabemos que tenemos un problema. Un problema de tiempo.
Lo primero que te preguntan cuando haces cualquier curso/taller de manejo del tiempo o de tareas, es porqué parece que unas personas tienen más tiempo que otras, o porqué parece que sus días les “cunden” más que a los demás.
No son más listos que los demás, ni han descubierto el secreto para volver atrás en el tiempo. “Simplemente” saben organizar y gestionar su tiempo, y las tareas que quieren hacer en ese tiempo. Y lo pongo entre comillas para que nadie diga que de simple no tiene nada…
En realidad, a lo largo de nuestra práctica profesional, si algo nos ha quedado claro es que hay que simplificar . Por lo general, a la hora de gestionar nuestras tareas diarias, dentro y fuera de nuestro trabajo, tendemos más a la técnica de los sacos terreros (apilar las tareas unas encima de otras), que ha organizar y distribuir las tareas, o sea, simplificar.
A continuación encontraréis una serie de artículos que hemos ido creando para «echar algo de luz» sobre un tema apasionante y que está en boca de todos.
¡¡Espero que los disfrutéis!!
¿Quieres una sesión gratuita de mejora de tu gestión del tiempo?
Las 5 causas más importantes por las que nunca "pareces" tener tiempo...
¿Alguna vez os habéis sentido terriblemente improductivos en el hogar o en el trabajo? Apostamos a que sí. Y es normal que sientas que el tiempo no te rinde o que, a pesar de que te esfuerzas por hacer las cosas, no logras completar con éxito una tarea. Es como estar en una rueda en la que vueltas y más vueltas, para sólo conseguir llegar al mismo punto.
Ahora bien, esto no se puede mantener durante mucho tiempo, porque al final acaba afectando a tu rendimiento académico, profesional o familiar. Lo primero que debemos hacer es detenernos un momento y pensar sobre lo que estamos haciendo con nuestro ritmo de vida/trabajo, identificar los principales problemas y ponerles solución.
A continuación, vamos a enumerar los que, a nuestro parecer, son los 5 problemas más importantes de la productividad personal y te daremos unos cuantos consejos sobre cómo puedes resolverlos. Ahora te toca a ti identificar alguno de ellos para proceder.
1. Falta de planificación
Si eres de los que improvisa su día a día, habrás notado que en algún momento las cosas se están saliendo de control. Esto es lo que denominamos falta de planificación. No tener una agenda o una programación diaria de lo que te corresponde, puede hacer peligrar tu productividad.
Este es uno de los problemas más comunes en las personas, ya que muchas veces les cuesta planificar y entran en una especie de «círculo de improvisación» o incluso de procrastinación (que expondremos más abajo).
La planificación puede hacerse por diferentes métodos y formas, lo importante es que, en cualquier momento, puedas saber el estado de tus tareas diarias, semanales e incluso mensuales.
2. Procrastinación
Este es un problema común y te vamos a contar porqué.
Tienes que estudiar y preparar ese examen/trabajo que es la última cosa que te apetece, o llegas a tu trabajo y te encuentras con que tienes que terminar y entregar ese informe imposible con el que llevas pegándote dos semanas. Decides tomarte un «descanso de 5 minutos» y entras en Instagram a ver una foto en la que te han etiquetado o mencionado y te quedas viendo los vídeos de tu influencer o comediante favorito, la tienda de ropa que te gusta, las noticias nacionales o internacionales, y así sucesivamente… y no hablemos de otras plataformas como Twitter o Facebook.
Pero para no echarle la culpa a las redes sociales de todo, pongamos un ejemplo más justo.
A veces sucede que te pones a hablar con un compañero de trabajo, bien sea por el chat interno, por WhatsApp……
Organiza tus tareas y tu tiempo de una vez por todas: El Método Getting Things Done
Si hay que hablar de formas o maneras de productividad eficientes alrededor del mundo, el método Getting Things Done es uno de ellos por su amplia aceptación en las organizaciones y, a modo personal, para planificar tareas y actividades que pueden volvernos más eficaces.
Y quisimos incluir este método en nuestra serie de post sobre autoliderazgo y productividad para mostraros una opción muy extendida, que puede ayudaros a liberar la mente de tareas y cosas pendientes.
David Allen es el creador del método Getting Things Done y es el nombre de un libro donde explica este método para la productividad personal. En español la versión de este libro la encontraréis como “Organízate con eficacia”.
¿Qué es exactamente el Método Getting Things Done?
“Nuestra memoria no es suficiente”.
¿Alguna vez te ha pasado que anotas algo para no olvidarlo, y pierdes la nota? O peor aún, ¿cuántas veces te has dado cuenta de que hubieras necesitado hacer algo que ya no podías hacer en ese momento, sino que hubieras tenido que hacer antes, pero te acabas de acordar?
Getting Things Done apuesta por tener un sistema organizativo en el que se pueda confiar, externo a nuestra memoria, que nos permita acordarnos de las cosas que necesitamos acordarnos, en el momento que necesitamos acordarnos. Y os preguntaréis… ¿cómo se hace eso?
La importancia del método está en cómo funciona la planificación. Getting Things Done (GTD, por sus siglas en inglés) trabaja con una estructura de abajo hacia arriba; es decir, que primero entiende cuál es tu posición actual y la forma en cómo te desenvuelves dentro de él para realizar una estructura de control y perspectiva.
Estamos hablando de un método que impulsa el enfoque de nuestra mente a las tareas y a la concentración en actividades principales.
Cómo ahorrar tiempo y ser más productivo delegando tareas
Saber cómo delegar de manera efectiva es una de mejores herramientas para un directivo, así que ¿por qué supone siempre tantos problemas?
Todos conocemos al dedillo los tópicos acerca de cómo no podemos hacer todo al mismo tiempo (lo de abarcar y eso …) y que nadie puede hacer absolutamente todo solo (ningún hombre es una isla…), sin embargo, a la hora de la verdad nadie tiene la fórmula mágica para delegar.
¿Delegar o Controlar?
Sabemos que delegar nos da más tiempo para enfocarnos en otras tareas, quizá más importantes. De hecho, suele ser un tema clave en gestión del tiempo y gestión de tareas.
Sabemos que ayuda a otros a desarrollar nuevas habilidades y a disfrutar de mayor responsabilidad, y sabemos que construye y demuestra la confianza que tenemos en las personas que nos rodean.
Aun así, surgen dudas exasperantes. Podría ser que nos preguntáramos, “¿qué pasa si la lían y yo me llevo las culpas?”, o “espera un poco, ¿y si lo hacen mejor que yo?”. Incluso podríamos tener la sensación de que sería más fácil y rápido si lo hacemos nosotros mismos.
El problema de fondo es que tenemos miedo a perder el control. Esto quiere decir que, incluso cuando delegamos una tarea o un proyecto, tendemos a “espiar por encima del hombro” de los miembros del equipo, ahora nerviosos y bajo presión, que nos ven como un personaje irritante y que gestiona con micromanaging (si quieres saber más sobre la microgestión o micromanaging, pincha aquí). Así que, ¿cómo resolvemos el dilema de la delegación?
Aumenta tu Productividad: Supervisa mediante objetivos y no microgestiones
Si buscamos microgestión es posible que no encontremos mucho, sin embargo, si buscamos “micromanagement” encontraremos algo más. Hay que reconocer que el mundo de los negocios en Estados Unidos se lleva la palma en todas estas cuestiones.
Pero, vayamos al grano… ¿Qué es microgestión o micromanagement? Hay muy buenas definiciones en Internet sobre lo que es la microgestión, pero las encuentro difíciles de reconocer para quien lo practica, así que…
Pongamos un ejemplo…
Lunes a primera hora de la mañana
Es lunes a primera hora de la mañana, eres el gerente (o el CEO, o el director, o el socio responsable) de tu empresa y empiezas tu jornada semanal.
Sobre tu mesa hay varios informes de proyectos (pongamos unos 8) que están en marcha y que quieres revisar antes de sentarte, con tus socios y colaboradores o empleados, a media mañana como tenéis por costumbre. Tu sana intención es saber cómo se van desarrollando cada uno de ellos, porque para eso eres el responsable último ante el cliente.
Empiezas por el primero y vas chequeando toda la actividad que se ha llevado a cabo, y que tu equipo ha ido reportando a medida que el proyecto ha ido avanzando. Pongamos que es un equipo meticuloso, como a ti te gusta, y el informe es particularmente detallado. Esta revisión te lleva, pongamos unos 20 minutos.
Suponiendo que no te cansaras (revisar informes detallados es bastante cansado, ya lo sabemos), que tu equipo es excelente y los informes son impecables, y que no hay ningún error en ninguna parte (es decir, supongamos una vaca esférica), a una media de 20 minutos por proyecto, revisar todos y cada uno de ellos te llevará unas 2 horas y 40 minutos. Eso sin contar que alguno de ellos sea más complejo, o entre medias no te surja algún imprevisto, tipo llamada de teléfono (seguimos en la vaca esférica).
Has llegado justo a tiempo para la reunión de media mañana. Bien por ti. Ahora toca revisar con cada uno de los responsables de los proyectos qué se ha hecho y porqué se ha hecho cada cosa, y cuánto queda por hacer de cada uno de ellos. Pongamos que son una gente súper organizada y llevan todos sus documentos listos y sus informes preparados, y no vuelve a surgir ningún imprevisto (ya sabéis… la vaca).
Sin embargo, a ti te surgen las dudas…
Evita el agotamiento: El Método Pomodoro
El Método Pomodoro es una técnica que permite administrar el tiempo de manera eficaz, lo que asegura productividad y organización. Y te estarás preguntando, ¿por qué se llama así?
Para ponerte en contexto sobre el método: fue ideado por el italiano Francesco Cirillo en los 80, para aumentar su productividad mientras estudiaba en la universidad. Sí, en los años 80 y aún es un método que se utiliza en muchas partes del mundo, por lo innovador que es para la mente y el cuerpo.
Debe su nombre al uso de un pequeño temporizador o reloj de cocina, de esos que puedes girar el dial, y que por casualidad tenía forma de tomate, (y pomodoro en italiano significa tomate).
Método pomodoro: Fracciones de 25 minutos
Cada “Pomodoro” equivale a 25 minutos. Es decir, la fracción del tiempo con la que vamos a trabajar.
Cirillo creó el método para implementar una forma de estudiar que le permitiera mejorar su concentración todo el tiempo que fuese posible, sin llegar al agotamiento físico y mental. Además, este sistema le permitiría terminar sus trabajos con una alta calidad, lo cual suponía la necesidad de usar sus recursos (el tiempo) con el mejor rendimiento posible. Es decir, ¡ser productivo!
Olvida las distracciones: El método Bullet Agenda
¿Cuántas veces nos hemos dado cuenta de que se nos ha olvidado algo importante, cuando ya era muy tarde? Los aniversarios son lo peor. Y cuando, además, necesitas coordinar las actividades de varias personas, como una familia, un equipo o un grupo de trabajo, etc., la cosa puede ponerse muy complicada.
Para ayudaros a evitarlo, en este post os sugerimos un método muy extendido y que ha demostrado su eficacia en prácticamente todos los sitios donde se aplica.
Para poder cumplir con todo lo que nos proponemos a lo largo del día, de la semana o del mes, es necesaria la planificación. Esto es fácil de decir, y más bien complicado de hacer. ¿Quién no ha empezado el año comprando una flamante agenda, que se ha quedado inmanejable antes de marzo? ¿O a cuántos de nosotros nos da por apuntarlo todo… para luego perder las notas? Los seres humanos no somos desorganizados por definición, vivimos vidas complejas que requieren que «atendamos varios fuegos» al mismo tiempo.
Por eso, hoy queremos enseñarte el método Bullet Journal o Bullet Agenda, un sistema que te permite organizar eventos, actividades y notas pendientes en una agenda con listas de tareas específicas. ¡Lo mejor de todo es que es personalizado!
Los 8 consejos para mejorar la Gestión del Tiempo, by Vortex
A continuación, os presento los 4 primeros de los 7 + 1 puntos clave para mejorar nuestra gestión del tiempo. ¡Que los disfrutéis!
1. Simplifica
Estamos hartos de oír por todas partes que lo primero es antes. Aunque después a todos se nos quede cara de “y eso… ¿cómo se hace?”.
Pues bien, cualquier gestión del tiempo o de tareas empieza por el principio: ¿qué tengo que hacer?, ¿cuándo tiene que estar hecho?, ¿cuánto tiempo tardo en hacerlo?, ¿de cuánto tiempo dispongo?, …
Este tipo de preguntas nos ayudarán a hacer una primera “lista de prioridades”. Evidentemente no puede tener la misma prioridad algo que tiene que estar terminado en media hora, que algo que tiene que estar terminado para dentro de una semana, ¿no?
2. Piensa despacio, ejecuta deprisa
Esta frase tan bonita procede de Lean Management (si quieres saber más sobre lo mucho que se ahorra en tiempo y dinero con Lean, pincha aquí), y fundamentalmente significa que todo el tiempo que dediquemos a planificar, será tiempo que ahorremos después al ejecutar.
A grandes rasgos: planifica, prioriza, revisa, confirma y ¡ejecuta! Básicamente porque sabremos todos los pasos que necesitamos dar, los requerimientos, materiales, etc., y los posibles inconvenientes que nos vamos a encontrar, al menos a priori.