¿Cuántas veces nos hemos dado cuenta de que se nos ha olvidado algo importante, cuando ya era muy tarde? Los aniversarios son lo peor. Y cuando, además, necesitas coordinar las actividades de varias personas, como una familia, un equipo o un grupo de trabajo, etc., la cosa puede ponerse muy complicada. Para ayudaros a evitarlo, en este post os sugerimos un método muy extendido y que ha demostrado su eficacia en prácticamente todos los sitios donde se aplica.

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Para poder cumplir con todo lo que nos proponemos a lo largo del día, de la semana o del mes, es necesaria la planificación (Encuentra aquí mas información sobre Planificacion y Organizacion Personal). Esto es fácil de decir, y más bien complicado de hacer. ¿Quién no ha empezado el año comprando una flamante agenda, que se ha quedado inmanejable antes de marzo? ¿O a cuántos de nosotros nos da por apuntarlo todo… para luego perder las notas? Los seres humanos no somos desorganizados por definición, vivimos vidas complejas que requieren que «atendamos varios fuegos» al mismo tiempo.

Por eso, hoy queremos enseñarte el método Bullet Journal o Bullet Agenda, un sistema que te permite organizar eventos, actividades y notas pendientes en una agenda con listas de tareas específicas. ¡Lo mejor de todo es que es personalizado!

Bullet Agenda: Un sistema analógico

Y con analógico nos referimos a que es a mano, con lápiz o bolígrafo, y una agenda o cuaderno.

Este es un método para aquellas personas que les gusta la exactitud ya que te hace prestar atención y evitar que se te escape algún detalle. A lo largo de mi carrera he podido escuchar infinidad de veces que alguien me decía, que no sabía para que llevaba una agenda, si luego no encontraba nada. Posiblemente te estés sonriendo porque también te ha pasado, a mí desde luego que sí.

No me malinterpretéis, la agenda es el mejor invento de la humanidad, si no tenemos en cuenta el agua caliente y un par de cosas más, pero eso de tener que apuntar todo lo que necesitamos para un día en una sola hoja puede ser complicado si tienes la letra grande, como yo, o un día muy ocupado, como suele ser lo normal.

Así que, si te gusta escribir y llevar todo en orden, ¡este método es para ti! Y si lo prefieres puedes visitar bulletjournal.com (creador del método) para adquirir una de sus agendas (aunque nadie dice que no puedas hacer una desde cero)

¿En qué consiste?

El método Bullet Agenda o Bullet Journal nació como un sistema muy personal de organización desarrollado para superar las limitaciones causadas por el trastorno por déficit de atención que padecía su creador, el joven Ryder Carroll. Inesperadamente, el método tuvo mucho éxito.

Quizá una razón del éxito de este método es que desde los años 50 del siglo pasado, hasta hoy en día, todos sufrimos de un cierto grado de déficit de atención. En nuestros días, especialmente, en la era de internet, de los teléfonos inteligentes, vivimos en un tsunami de multitasking y de continua distracción.

Una de sus grandes ventajas es que es sencilla, ya que no requiere de conocimientos técnicos. Lo que sí necesitas es un tiempo mínimo mensual para organizar tus actividades, y consiste en anotar todo lo que necesitemos de una determinada manera, sin depender del espacio disponible de imprenta.

Bien, vamos con el proceso para realizar una planificación exitosa. Como ya te dijimos, en la web del creador del método encontrarás agendas prediseñadas, así que, si no quieres hacer algo de la estructura, puedes adquirirlas fácilmente. Y de igual forma, si quieres o necesitas algo más visual, te recomendamos ver este vídeo.

¿Cómo funciona?

• El índice: cuando abras tu agenda, dedica las primeras dobles páginas en blanco al índice. Necesitarás tener las páginas enumeradas para saber dónde está cada cosa. Escribe tanto del lado izquierdo, como del derecho la palabra “Índice” y trata de que sea un color oscuro para identificar los títulos (aunque ya dijimos que la personalización la eliges tú)
• Registro de tareas o eventos futuros: Este registro del futuro brinda una vista general de lo que te corresponde realizar a corto y medio plazo. Esto es muy útil incluso para los planes personales, porque permite visualizar las metas, eventos u objetivos a lograr en 1, 2 o 6 meses máximo. No debe ser muy largo en cada mes, porque ya verás que los detalles de cada tarea lo agregaremos más adelante.
  En las siguientes dos páginas en blanco, crearás el registro de tareas o eventos futuros, allí divides cada página en 3 partes. Por ejemplo, del lado izquierdo, colocas los meses de julio, agosto y septiembre y del lado derecho los meses de octubre, noviembre y diciembre (puedes ayudarte contando las líneas horizontales o con una regla para darle un espacio igual a cada mes).
• Registro mensual: las siguientes dos páginas están dedicadas al mes. Para ello, puedes ordenar del lado izquierdo los días desde el 1 al 28, 29, 30 o 31, según sea el caso, desde arriba hasta abajo. Y así al lado de cada día, colocas los eventos más importantes. Por ejemplo: el 15 -> Cumpleaños de Miguel.
  Del lado derecho, vas a registrar las tareas más genéricas: pagar el agua, el internet, pagar las tarjetas de crédito y así con otras de tu interés. ¿Ves que es sencillo? Pasemos al siguiente paso.
• Registro diario: aquí vas a escribir todas las tareas o actividades (aquí sí puedes detallar lo que tienes en un día). Esto se hace en las siguientes páginas.
  Empieza por el día en el que estás actualmente. Por ejemplo: martes 14/08, comprar la tinta de la impresora, recoger a Bran en el aeropuerto, pagar la nómina.
  La idea de este registro es que sea breve, no utilices frases demasiado largas porque ocuparás mucho espacio. O sea, no escribas: “pagarle a los empleados el bono de fin de año adicional a la quincena”. Pon solo: Pagar nómina + bono fin de año.
  En el registro diario también tendrás la opción de personalizar cada tarea o actividad y darle ese toque “prioritario” o que “puede esperar”. Ryder Carroll, el creador del método Bullet Journal, propuso lo siguiente:
  • Punto para las tareas
  • Guion o raya (–) para las notas
  • Círculo para eventos importantes

  Si una tarea, nota o evento es prioritario, entonces le agregas una estrella o asterisco (*) delante de cada símbolo. Así sabrás que es importante y que debes prestarle mayor atención.
  Con estos símbolos, Carroll se guiaba a diario, pero si no te gustan o prefieres utilizar otros que vayan más con tu estilo, ¡recuerda que el método es personalizable!

¿Qué pasa si no me da tiempo?

Cuando finalices cada día, puedes seguir el día siguiente, así hasta finalizar el mes. Cuando termines el mes, debes crear el otro registro mensual con su respectivo registro diario. (De ahí que te dijéramos que necesitarías invertir un mínimo de tiempo mensual)

Ahora, habrá actividades que no cumplas o necesites pasar para otro día o mes. Esto es normal, como seres humanos vamos organizando las cosas por prioridad y tiempo. Este método también cuenta con una funcionalidad que puede ayudarte a migrar las tareas o actividades para otro día o mes. Verás:

• Al final de cada día puedes visualizar las tareas cumplidas, marca con una X las que ya fueron realizadas y tacha las que ya consideres que no vas a realizar. Si alguna te queda pendiente para otro día dentro del mismo mes, coloca una flecha hacia la derecha (➡️), que significa que la estás migrando a otro día. Recuerda anotarla en el nuevo día.
• Si vas a “reprogramar” la actividad o evento para otro mes, entonces márcala con una flecha a la izquierda (⬅️) que significa que tienes que volver al Calendario o Registro futuro (en las primeras páginas) para colocarla en el respectivo mes.

Ahora pensarás que es un poco tedioso hacer todo eso, pero al final del día o al principio del otro, cuando estés registrando tus actividades diarias, te darás cuenta en qué estás perdiendo demasiado tiempo o qué necesita mayor atención de tu parte. Por ejemplo: supongamos que había una tarea incompleta que decía: “Comprarle un juego a Matías”. Si Matías es tu hijo, ¿qué pasó para que no completarás esa tarea?

Colecciones

Otra maravillosa idea de este método es que permite hacer “colecciones”. En las páginas posteriores o al final de la agenda, reserva unas páginas para tus colecciones. Allí anotarás todas las cosas no importantes o recomendaciones que te hagan sobre X tema y que en algún momento te gustaría realizar. Vamos con un ejemplo: si un amigo del trabajo te recomienda una serie o un libro, anótalo en una colección. Puedes hacer tantas colecciones como quieras.

Supongamos que una colección se llama: “Series por ver”, te sugieren “La Casa de Papel” y en el momento desconoces esa serie, pero la anotas en tu colección. Cuando tengas un tiempo y decidas que es momento de ver “algo nuevo”, te vas a tus colecciones y puedes ver las series que te recomendaron. Esto aplica de igual forma para los libros recomendados, recetas por buscar, artículos sugeridos, entre otras.

¿Es efectiva esta “Bullet Agenda”?

La verdad es que existen muchos métodos para organizarte, planificarte y ser productivo (haz clic aquí para ver nuestro post sobre el método Pomodoro) , pero lo que sí es seguro, es que la Bullet agenda funciona y mucho, sobre todo si eres alguien que le gusta anotar todo para “que no se te olvide”, pero entre nota y nota pierdes el papel o haces de tu agenda un agujero negro.

El método no solo se puede aplicar para la vida laboral, sino que como viste en los ejemplos, te permite encontrar un cierto equilibrio entre lo laboral y lo personal, y es un buen método para organizarte y aprender a priorizar las cosas desde otro punto de vista.

Haz clic ahora en el botón para descargar tu infografía sobre el método Bullet Agenda:

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