Si hay que hablar de formas o maneras de productividad eficientes alrededor del mundo, el método Getting Things Done es uno de ellos por su amplia aceptación en las organizaciones y, a modo personal, para planificar tareas y actividades que pueden volvernos más eficaces.

Y quisimos incluir este método en nuestra serie de posts sobre Gestión del Tiempo y Productividad para mostraros una opción muy extendida, que puede ayudarlos a liberar la mente de tareas y cosas pendientes.

David Allen es el creador del método Getting Things Done y es el nombre de un libro donde explica este método para la productividad personal. En español la versión de este libro la encontraréis como “Organízate con eficacia”.

¿Qué es exactamente el Método Getting Things Done?

“Nuestra memoria no es suficiente”. ¿Alguna vez te ha pasado que anotas algo para no olvidarlo, y pierdes la nota? O peor aún, ¿cuántas veces te has dado cuenta de que hubieras necesitado hacer algo que ya no podías hacer en ese momento, sino que hubieras tenido que hacer antes, pero te acabas de acordar?

Getting Things Done apuesta por tener un sistema organizativo en el que se pueda confiar, externo a nuestra memoria, que nos permita acordarnos de las cosas que necesitamos acordarnos, en el momento que necesitamos acordarnos. Y os preguntaréis… ¿Cómo es eso?

La importancia del método está en cómo funciona la planificación. Getting Things Done (GTD, por sus siglas en inglés) trabaja con una estructura de abajo hacia arriba; es decir, que primero entiende cuál es tu posición actual y la forma en cómo te desenvuelves dentro de él para realizar una estructura de control y perspectiva.

Estamos hablando de un método que impulsa el enfoque de nuestra mente a las tareas y a la concentración en actividades principales.

Ahora bien, os gustaría tener el paso a paso del funcionamiento del sistema, pero recordemos que es un libro, por lo que indicar todo el método nos llevaría varios artículos; así que explicaremos brevemente en qué consiste, y cómo mejorar la eficacia. (Si queréis más información, tenéis dos opciones: una buscar el libro y ponerlo en práctica, otra contactar con nosotros. ¡Así de fácil!)

Estructura del método GTD

Control

Este primer elemento propone un buen manejo de nuestras vidas, organizando las tareas y los compromisos primero. ¿Cómo? Lo primero que debes hacer es «sacar» todo lo que tengas en mente y externalizarlo y ponerlo en un sistema fiable, que sepas que será como un respaldo. Algo así como hacen los ordenadores y las apps para guardar información.

1. Recopilar o capturar: con el objetivo de conseguir que todas tus preocupaciones, ideas, tareas, pensamientos, cosas, estén en tu sistema y no en tu cabeza.
2. Procesar: todo lo que has recopilado y has dejado en tu sistema de recopilación tiene que «procesarse», no puedes dejar todo acumulado. En GTD se entiende por procesar el hecho de convertir las cosas que hemos recopilado en acciones.
3. Organizar: lo que hemos procesado tiene que ir a algún sitio, organizado de cierta forma concreta. En GTD organizar significa coger todo lo que estamos procesando y distribuirlo según su objetivo: si no es necesario, tirarlo a la papelera; si es material de referencia, archivarlo; si es algo que tienes que hacer en tu lista de próximas acciones y proyectos, llevarlo a un calendario y otorgarle fecha y tiempo, etc.
4. Evaluar: es decir, decidir qué hacer, tanto después de procesar y organizar, como de forma periódica con tus revisiones.
5. Hacer: el objetivo de todo el proceso de control es acabar realizando eficientemente todos los compromisos que hemos adquirido, tanto si son acciones siguientes como si son compromisos en nuestra agenda.

Una vez dominemos el control y seamos capaces de dejar todo afuera, llega el momento de reflexionar a mediano y largo plazo, lo que GTD denomina “perspectiva”.

Perspectiva

Una vez que tenemos dominados los cinco pasos del flujo de trabajo de Getting Things Done, es importante no quedarnos solamente en

eso. Para ser realmente productivos no solamente necesitamos una buena sensación de control en nuestro día a día, sino que tenemos que elegir una perspectiva para saber que lo que estamos haciendo va en la dirección adecuada.

Para conseguirlo, David Allen define el modelo en 6 niveles de altitud, que son muy visuales (aunque vosotros podéis definir los que más cómodos os resulten):

1. Acciones (pista de aterrizaje): cualquier tarea que pueda hacerse en un mismo momento, en un mismo sitio y de una sola vez. También las encontraréis como tareas de 2 minutos. Se trata de descargar nuestra agenda de todas aquellas cosas que romperían nuestro ritmo de gestión de las restantes tareas a lo largo de nuestra jornada.
2. Proyectos (3.000 metros): cualquier resultado que necesite de más de una acción para poder acometerlo, en GTD es un proyecto. Comprar todo lo necesario para la semana que viene antes del domingo puede ser un proyecto, ya que no solamente es ir al supermercado, sino que también es preparar el menú de la semana y hacer la lista de la compra.
3. Áreas de enfoque y responsabilidad (6.000 metros): definen con qué estamos comprometidos en nuestro día a día, es decir, nos muestran los compromisos que hemos adquirido, tanto con nosotros mismos como con otras personas.
4. Metas y objetivos (9.000 metros): definen dónde queremos llegar y cómo vamos a llegar ahí. Es importante que nuestras metas y objetivos estén vinculadas a nuestra visión: las metas y objetivos son los distintos pasos que nos hacen llegar a conseguir todo lo que deseamos.
5. Visión (12.000 metros): sirve para tener claras las líneas generales de nuestra existencia, lo que encaja y lo que no encaja en nuestra vida y, especialmente, qué es lo que queremos tener en nuestra vida a largo plazo (más de un año, o incluso más de dos años).
6. Propósito y principios (15.000 metros o más): el propósito es la definición de porqué hacemos lo que hacemos y los principios son los comportamientos que nos rigen, los valores que queremos respetar sí o sí. Es importante definirlos porque son los que otorgan sentido vital y coherencia en nuestro día a día.

En GTD, cada uno de los seis niveles tiene que estar alineado con los niveles superiores, de forma que podamos trabajar en proyectos que nos ayuden a acercarnos a nuestros objetivos, y que estén de acuerdo con nuestra visión, propósito o principios.

Planificación

Para poner en práctica este método, vamos a planificar de manera natural, siendo sinceros con nosotros mismos para poner en una

balanza responsabilidades y compromisos.

Por eso GTD define el resultado antes de organizar nuestros proyectos. Así que, si vas a usar el GTD ten cuenta lo siguiente:

• Revisión diaria: como mínimo una vez al día o, para ir bien, varias veces al día. En esta revisión tenemos que analizar los elementos que podemos hacer nosotros hoy o en breve. En concreto, revisaremos nuestra lista de próximas acciones y nuestra agenda o calendario.
• Revisión semanal: como mínimo una vez a la semana. Esta revisión nos sirve para mantener la fiabilidad de nuestro sistema. Para conseguirlo revisaremos nuestro calendario, nuestro archivo de seguimiento, nuestra lista de proyectos, algún día / tal vez, etc.
• Revisión general: de vez en cuando, de forma periódica con la periodicidad que veas necesaria, es importante hacer una revisión general de tu sistema. En esta revisión comprobaremos que seguimos alineados con nuestros objetivos y con nuestra visión y que seguimos avanzando en buena dirección.