Este es uno de los problemas más comunes en las personas, ya que muchas veces les cuesta planificar y entran en una especie de «círculo de improvisación» o incluso de procrastinación (que expondremos más abajo)

La planificación puede hacerse por diferentes métodos y formas, lo importante es que, en cualquier momento, puedas saber el estado de tus tareas diarias, semanales e incluso mensuales.

¿Cómo se soluciona?

Organízate y prioriza tus tareas, pues al tener una planificación o agenda (por cierto, te recomendamos varios métodos en nuestro blog) tienes la capacidad de saber qué vas cumpliendo y qué tienes pendiente.

Si tienes un sistema organizado donde puedas encontrar todo lo que tienes que hacer, serás capaz de escoger lo que para ti, en ese mismo momento, sea más importante; y lo que puedes posponer para más tarde u otro día.

Recuerda que el mundo no se va a acabar, así que respira y planifica.

• Usa métodos de organización para mejorar tu planificación y productividad.
• Apóyate de las herramientas de la tecnología, como es el caso de Task, Notas, Notificaciones a través de correo electrónico o Apps.
• Maneja una agenda o calendario de actividades.
• Programa recordatorios de tareas.

2. Procrastinación.

Este es un problema común y te vamos a contar porqué.

Tienes que estudiar y preparar ese examen/trabajo que es la última cosa que te apetece, o llegas a tu trabajo y te encuentras con que tienes que terminar y entregar ese informe imposible con el que llevas pegándote dos semanas. Decides tomarte un «descanso de 5 minutos» y entras en Instagram a ver una foto en la que te han etiquetado o mencionado, y te quedas viendo los vídeos de tu influencer o comediante favorito, la tienda de ropa que te gusta, las noticias nacionales o internaciones, y así sucesivamente… y no hablemos de otras plataformas como Twitter o Facebook.

Pero para no echarle la culpa a las redes sociales de todo, pongamos un ejemplo más justo.

A veces sucede que te pones a hablar con un compañero de trabajo, bien sea por el chat interno, por WhatsApp o justo al que tienes al lado; vas a hacer el café porque “ya no hay”, o el que hay está frío, o simplemente no te gusta cómo ha quedado; o tu compañero, que tiene las mismas ganas de ponerse con su informe que tú, te sugiere escuchar el último temazo, o ver un vídeo en YouTube; o hacer esa llamada de un minuto que no corre ninguna prisa, pero piensas que no pasa nada porque «total, son 5 minutos». ¿Te suena?

Bien, pues eso se llama procrastinar. Es decir, buscar cualquier excusa para no hacer lo que no nos apetece, ni lo más mínimo, hacer.

¿Cómo se soluciona?

• Define y planifica bien lo que debes hacer en esa jornada, pero no como una agenda estricta, sino más bien como una lista de tareas, e imagina cuál es el curso o tiempo natural que necesitas para completar esas tareas. En ese sentido, ¿cuándo debes dejar de planificar? ¿Hasta qué punto de profundidad necesitas definir un proyecto para poderlo llevar a cabo? Planifica tanto como necesites para que puedas estar tranquilo. Ni más, ni menos. David Allen propone la planificación natural, de la que puedes saber más visitando nuestro post sobre el Método GTD.
• Empieza como los deportistas, calentando. Quítate de encima las tareas más «simplonas», a modo de aviso para tu cabeza de que vas a empezar a trabajar. Cuando sientas que ya has «calentado» lo suficiente, empieza con las tareas más complejas. Sugerencia: quítate primero lo más pesado o lo que menos te guste, así cuando estés más cansado ya habrás pasado ese trago.
• Toma pequeños descansos a lo largo de la jornada, sobre todo si la tarea es compleja. Cualquiera que sepa organizarse de manera natural te dirá que es igual de importante descansar que trabajar intensamente. En nuestro blog encontrarás varios métodos que te pueden ayudarte con la organización. Aun así, recuerda, un método para cada persona. Si no encuentras el tuyo, créalo…

3. Interrupciones.

Hablamos de la pérdida de tiempo, pero, ¿qué pasa cuando esa pérdida de tiempo no es nuestra responsabilidad directa? A veces son otras cosas (o personas) los que, aparentemente, causan que podamos retrasarnos en un trabajo o actividad. Para eso es muy importante (como mencionamos al inicio) identificar qué causa esa interrupción.

 ¿Qué hay de ese compañero que llega a contarnos sus problemas o aventuras a media mañana en la oficina? ¿O de aquel cliente que te dice que te va a explicar algo breve y extiende su llamada o reunión por media hora?

Cosas que te interrumpen, personas que te interrumpen, tú te interrumpes a ti mismo. Y así sigue la cadena sin parar.

¿Cómo se soluciona?

Cualquier gurú de la organización personal o profesional, te dirá que existen dos tipos de interrupciones. Las internas, es decir, las que tú mismo provocas, y las externas, cuando son provocadas por otros. Bueno, yo no estoy de acuerdo con esta división.

El primer caso es la procrastinación, que ya hemos hablado de ella. El segundo caso suelen ser personas, o tecnología usada por personas, en definitiva, más personas.

Ante todo, necesitamos entender que las interrupciones no solamente requieren que las atiendas «un momento», sino que la interrupción te distrae y dificulta que vuelvas a concentrarte en lo que estabas haciendo, por lo que supone, no medio minuto de hablar con ellos, sino varios minutos de volver a entrar en el estado de concentración en el que estabas.

Por otro lado, si el móvil, el ordenador, o el teléfono te interrumpen, la solución es mucho más fácil y rápida: desactiva las notificaciones, coloca el modo avión, desactiva el sonido del teléfono o incluso desconecta Internet en el ordenador durante el tiempo necesario para acabar la tarea.

En resumen, enfoque, concentración y comunicación. Si necesitas terminar una tarea importante, pero tu colega de café viene a buscarte, dile lo que ocurre, simple y llanamente, y pídele que vuelva a buscarte pasado el tiempo que consideres oportuno. Seguro que lo entenderá.

4. La multitarea

Quienes inventaron el concepto de “Multitasking” (multitarea, en inglés) no sabían lo que inventaban. Los seres humanos somos polifacéticos por excelencia, pero no podemos hacer ocho cosas al tiempo y al 100%.

Erróneamente se compara la productividad con la capacidad de poder trabajar en varias actividades a la vez. No obstante, realizar más de una tarea al mismo tiempo disminuye por completo la capacidad de concentración, pues al hacer los cambios, el cerebro es incapaz de enfocarse en un tema determinado, dando como resultado un trabajo deficiente, más cansancio y estrés.

¿Cómo se soluciona?

• Prioriza las actividades usando algún sistema, encontrarás varios métodos en nuestro blog, con base en el contexto, tiempo disponible entre actividades y niveles de energía naturales que se dan durante el día.
• Evita la carga excesiva. Ten en cuenta que no puedes realizar la tarea del jefe, de tu compañero y la tuya, pues el día solo tiene 24 horas y tú eres solo un mortal intentando realizar un trabajo.
• Delega trabajo, define los roles necesarios para cada actividad y organiza las tareas entre ellos. De lo contrario, no podrás asumir tanta carga laboral. Encontrarás más información sobre cómo delegar tareas pinchando aquí.

5. Inconsistencia en el tiempo

Todo lo que hemos comentado anteriormente, está muy bien, sin embargo, y en contra de lo que todo el mundo piensa, el verdadero reto no es ser organizados, estar enfocados, aprender a delegar tareas, etc. El verdadero reto es mantener todo esto en el tiempo.

De poco o nada nos va a servir encontrar el sistema perfecto para organizarnos, aprender a respetar nuestros ritmos naturales a la hora de realizar tareas, mantener la concentración en lo que estamos haciendo y aprender a repartir el trabajo con otras personas, si no lo mantenemos en el tiempo. Es decir, si no somos constantes y coherentes, consistentes.

¿Cómo se soluciona?

Es importante que estemos convencidos de que esto es lo que queremos hacer. Si nos lo imponemos como otra tarea más, al final lo que conseguiremos será más frustración y más estrés, porque tendremos la sensación de que esto sólo sirve para «añadir romeritos a la hoguera», como decían las abuelas.

• Busca el método de organización que mejor se adapte a ti y no al revés. El método que utiliza tu prima o tu mejor amiga pueden no ser lo que le va más a tu naturaleza.
• Averigua cuál es tu mejor momento para hacer esas tareas más pesadas con las que corres más riesgo de procrastinar. Si eres ave nocturna, nunca vas a rendir adecuadamente antes de las 6 de la tarde… y al contrario.
• Comunica adecuadamente con tu entorno. Tanto si necesitas concentrarte en una tarea, como si necesitas delegar tareas en otras personas, comunícalo. Si no saben lo que necesitas, no pueden ayudarte, de una u otra manera.
• Y por último, asume que en algún momento vas a fallar… y que no pasa nada. Los niños no suelen aprender a andar sin caerse unas cuantas veces, aunque todas se vuelven a levantar y lo vuelven a intentar. Cuando crecemos parece que se nos olvida y nos imponemos la tremenda carga de hacer todo perfecto a la primera. Recuerda, la práctica hace al maestro, y no al revés.