Desde la perspectiva de una empresa que lleva teletrabajando desde sus inicios, allá por 2005, en este post os ofrecemos nuestra visión sobre lo que necesitamos tener en cuenta al implantar el teletrabajo en nuestras empresas.

Una de las principales características de las tendencias actuales para la organización de las empresas es la localización y dedicación exclusiva de los equipos de trabajo. Sin embargo, situaciones como la crisis del COVID-19 suponen una gran dificultad en este aspecto, dada la necesidad de teletrabajar para evitar la dispersión del virus. Entonces… ¿cómo?

LA TECNOLOGÍA NECESARIA.

Ya se ha comentado, por diversos medios, que es imprescindible adaptar los medios tecnológicos a los nuevos procedimientos de teletrabajo. Desde mejoras de las conexiones y aplicaciones de acceso a los recursos de la empresa, hasta sistemas de videoconferencia que faciliten el trabajo entre los trabajadores de la misma.

En el caso que nos ocupa, es imprescindible el cambio de paradigma en las reuniones de trabajo. Desde el medio para realizarlas, hasta la duración, pasando por el enfoque de la reunión, los descansos, el protocolo de intervención o el control sobre la atención de los participantes.

A continuación os damos algunas indicaciones para convertir, según nuestra costumbre, estos retos en oportunidades.

1. La Tecnología.

Esta misma mañana he leído un artículo en Emprendedores.es, en la cual el director de Adecco Group Institute, afirmaba de manera tajante que no es posible la implantación del teletrabajo en España, en este momento. Y una de las razones que esgrimía es que no estamos tecnológicamente preparados.

Efectivamente, como muy bien indica, no sólo se trata de una buena conexión de ADSL o tener Gigas suficientes para hacer videoconferencias. Para poder teletrabajar es necesario:

• Medidas de acceso a la documentación de la empresa a todos los empleados, en la red corporativa.
• Sistemas de ciberseguridad que garanticen que ninguna persona ajena accede a a la documentación de la empresa o a datos sensibles.
• Posibilidades de conectar en remoto con los programas de gestión empresarial (ERP’s, CRM’s, etc…) o bien acceso Web seguro a los mismos
• Software de VideoConferencia Uno a Uno, y en equipo.
• Sistemas de E-Learning con salas virtuales.
• Sistemas de Mensajería instantánea, que permitan conversaciones y mensajes rapidos
• Poder realizar los controles horarios, implantados por ley hace relativamente poco.
• Servidores, bien locales, bien en la nube. que den soporte a los servicios anteriores,

Sin embargo, todos estos elementos ya existen y no desde hace cuatro días. Adecuarlos a las dimensiones y necesidades de nuestras empresas es el verdadero reto, no que no exista la tecnología, y para eso existen aplicaciones, empresas y consultoras de TIC que estarán más que encantadas de ayudarnos. Sólo necesitamos saber cuáles nos ofrecen las funcionalidades más adecuadas a nuestra empresa.

Por ejemplo, y para el caso que nos ocupa, es decir, las reuniones de equipos dedicados, una aplicación de videoconferencia que ofrezca «salas virtuales» puede ser una opción. De este modo se permite que los participantes se puedan reunir en «entornos independientes» y exclusivos de su función, o bien que los distintos equipos se puedan reunir en una sala virtual «más amplia» para actualizar los estados de proyecto.

2. Cuánto debe durar una video-reunión.

Evidentemente, no pueden durar lo mismo que una reunión presencial.

La tecnología tiene muchas ventajas y algunas limitaciones. Una de estas limitaciones es la duración de una reunión virtual. La atención de los participantes no es la misma en una situación presencial, donde las energías de todos «dan soporte» a todos los participantes, que en una situación donde cada participante está aislado físicamente de los demás.

A esto hay que unir que estar pendiente de una pantalla durante un periodo largo de tiempo, es cansado. Nuestros ojos se ven sometidos a la adaptación constante al brillo y parpadeo de la pantalla (sí, las nuevas pantallas también parpadean, aunque su frecuencia sea distinta de los antiguos tubos catódicos). Y nuestra espalda acaba achacando demasiado tiempo sentados en una misma postura. Ambas cosas, sin embargo, ocurren en menor medida en reuniones presenciales, donde los participantes pueden cambiar de posición en la silla o cambiar su foco de visión o de atención.

Por ese motivo, las reuniones por videoconferencia necesitan ser extremadamente eficaces. No sólo en cuestión de contenidos (que veremos en el siguiente punto), sino también en cuestión de duración y descansos.

Tomando como base que la capacidad de atención y asimilación de una persona media se establece en unos 45′, más todo lo que hemos mencionado anteriormente, necesitamos ser muy escrupulosos a la hora de gestionar los tiempos y, sobre todo, los descansos entre bloques de trabajo. Nosotros, que llevamos usando estas tecnologías desde hace años, procuramos no mantener reuniones por videoconferencia de más de dos horas.

3. La agenda de trabajo.

El contenido de una reunión de trabajo siempre tiene que estar bien definido para ser eficaz, pero en estas situaciones más aún. No sólo por lo que hemos comentado antes del cansancio de tener que estar atendiendo a una pantalla sin poder moverse durante un tiempo prolongado, sino también porque es tiempo que vamos a dejar de dedicar a «trabajar».

Organizar muy bien qué temas se van a tratar y cuánto tiempo vamos a dedicarles es prioritario. Eso supone que tanto la agenda de la reunión, como las distintas aportaciones de los participantes deben estar escrupulosamente preparadas.

En el caso de la agenda, no sólo informaremos de los temas que se van a tratar en la reunión, sino también del tiempo que se va a dedicar a cada tema, si va a haber descansos en la videoconferencia y cualquier otro detalle que pueda ser conveniente saber de antemano, como documentos o archivos necesarios, etc.

En el caso de las aportaciones de los participantes, es necesario que todo el mundo disponga de toda la información/documentación/equipos que vayan a necesitar, en un formato accesible al resto de participantes.

De poco sirve hacer un informe fantástico, si después nuestros equipos fallan, o no podemos compartirlo con el resto de participantes, o nos excedemos del tiempo asignado por falta de preparación.

4. Etiqueta y protocolos de intervención.

Si alguno ha hecho alguna formación por videoconferencia, este punto le tiene que haber sacado una sonrisa socarrona… Si no hay nada más desagradable que verse interrumpido constantemente en una reunión presencial, añádele el ligero retraso potencial de una videoconferencia, o no ver las expresiones corporales de otros participantes antes de intervenir.

Esto, que a simple vista es una mera cuestión de etiqueta, no queda tan claro cuando nos enfrentamos a situaciones donde la cercanía física no es una herramienta, o una zona común.

En cualquier reunión suele ser algo bueno contar con un moderador. En una videoconferencia grupal o video reunión, como las estoy llamando, es imprescindible. Y por varios motivos.

Uno, es necesario que alguien regule quién participa y cuándo… incluso si es necesario cerrar alguno o varios o todos los micrófonos. De esta manera, los participantes pueden solicitar el turno de palabra, sin interrumpirse, ni estorbarse.

Otro, como hemos comentado antes, es muy importante controlar los tiempos de participación, para aprovechar al máximo las reuniones. Las interrupciones no sólo rompen el ritmo de una presentación, también son grandes consumidoras de tiempo.

Otro más, puede ser interesante que alguien se «responsabilice» de enviar documentos o informaciones. El moderador puede asumir también ese papel.

5. Los soportes visuales, o cómo presentar y compartir informes y documentos.

En cualquier reunión de trabajo presencial, ya nadie se plantea que es imprescindible llevar, cuando menos, un pdf o un power point con el/los informe/s que se va a compartir, sin embargo, ¿cómo conseguimos que los participantes de una video reunión tengan el mismo nivel de contenidos?

Lo cierto es que la mayoría de aplicaciones de videoconferencia permiten compartir escritorio remoto entre los participantes. Esta capacidad consiste en que cualquier participante puede mostrar su pantalla al resto de los participantes en la reunión, por lo que compartir una presentación o un documento no tiene que ser un gran inconveniente. Del mismo modo, compartir un archivo entre varios participantes también puede ser posible en la misma videoconferencia.

Lo que, desde luego, vamos a necesitar es saber cómo funcionan ambas funcionalidades en la aplicación de videoconferencia que utilicemos. O, en su defecto, necesitaremos prever qué documentos pueden necesitar nuestros participantes y adjuntarlos a la agenda de trabajo, de manera que todos dispongamos de la misma información al mismo tiempo.

6. El control de asistentes.

Una de las cuestiones menos evidentes y sin embargo más sensibles.

Cuando estamos en una reunión de trabajo, es fácil ver «quién está y quién no está». Pero, ¿quién puede decir lo mismo en una videoconferencia? O dicho de otra manera, ¿quién no ha consultado el correo o los mensajes mientras estaba en una videoconferencia?

Para esta cuestión también sale en nuestra ayuda la tecnología. Existen aplicaciones de videoconferencia que ya incorporan una especie de «contador de atención». Simplemente controlan cuánto tiempo pasa un participante «fuera» de la aplicación de videoconferencia.

Puede ser que necesitemos buscar documentación para la reunión, o simplemente que nuestra atención esté decayendo y necesitemos «dejarla descansar». En cualquier caso, el moderador podrá chequear de cuál se trata y actuar en consecuencia.

Como veis, no es imposible. Se puede, y puede llegar a facilitar la vida de todos, personas, equipos y empresas, no sólo en momentos críticos como este, sino en general permitiendo trabajar juntos a grandes profesionales que se encuentran en distintos puntos… incluso del planeta.

Por cierto, os dejo que tengo una video reunión con otros consultores de Países Bajos y Austria… ¡Hasta la próxima!

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