Sabemos que delegar nos da más tiempo para enfocarnos en otras tareas, quizá más importantes. De hecho, suele ser un tema clave en gestión del tiempo y gestión de tareas. Sabemos que ayuda a otros a desarrollar nuevas habilidades y a disfrutar de mayor responsabilidad, y sabemos que construye y demuestra la confianza que tenemos en las personas que nos rodean.

Aun así, surgen dudas exasperantes. Podría ser que nos preguntáramos, “¿qué pasa si la lían y yo me llevo las culpas?”, o “espera un poco, ¿y si lo hacen mejor que yo?”  Incluso podríamos tener la sensación de que sería más fácil y rápido si lo hacemos nosotros mismos.

El problema de fondo es que tenemos miedo a perder el control. Esto quiere decir que, incluso cuando delegamos una tarea o un proyecto, tendemos a “espiar por encima del hombro” de los miembros del equipo, ahora nerviosos y bajo presión, que nos ven como un personaje irritante y que gestiona con micromanaging. Así que, ¿cómo resolvemos el dilema de la delegación?

La delegación y el entorno

Si preguntáramos a nuestro alrededor cómo se puede conseguir el equilibrio perfecto entre delegación y mantenerse a cargo, nos podríamos encontrar respuestas como estas:

Delegar de manera clara y colaborativa.

La comunicación clara y la colaboración efectiva suelen ser respuestas comunes a esta cuestión. La palabra “delegación” sólo se puede aplicar cuando se da una colaboración efectiva y exitosa.

Por otro lado, la microgestión sólo sirve para aumentar la presión sobre el empleado. Para conseguir el equilibrio perfecto, el líder necesita ser muy claro acerca de lo que espera del equipo y cómo conseguirlo. De esta manera nadie puede desplazar a nadie.

Convertir en una cuestión diaria comprobar que las tareas se llevan a cabo eficazmente. Y no asustarse cuando alguien del equipo comente un error, porque sigue siendo la mejor forma de aprender. Se trata de permitir que la gente crezca y se vuelva independiente.

Es necesario delegar de manera clara, comunicando las expectativas y comprobando mediante preguntas que el equipo entiende correctamente.

Mantenerse a cargo.

Se trata de delegar, no de “quitarse el marrón” del trabajo que no queremos o, peor aún, inhibirse de las responsabilidades. Es necesario seguir presente.

Algunos elementos importantes a la hora de dar un buen apoyo cuando delegamos:

• Dejar claro porqué estamos delegando. Y tus razones deben incluir ayudar al otro a crecer.
• Dejar claras las expectativas sobre el trabajo o las tareas que se delegan. La gente agradecerá la claridad.
• Ponerse de acuerdo sobre la regularidad y los controles sobre el progreso de la tarea, y ajustarse a ello.
• Cuando chequees el estado de las tareas, poneos de acuerdo en cómo se está llevando a cabo y cuáles eran las expectativas. ¿Vamos cortos? ¿Largos? ¿Cómo puedes ayudar? Alaba de manera precisa lo que se ha hecho bien, para que el equipo pueda repetirlo.
• Fundamental, averigua cómo se siente la gente sobre el modo en el que se han ido llevando las cosas hasta el momento. El aprendizaje aquí no es solo para los delegados, sino también para quienes delegan. Necesitas trabajar sobre lo que has ido aprendiendo en el proceso para que puedas repetirlo e incluso mejorarlo.

Pero lo más importante, tómate tiempo para mantenerte a cargo, porque si no, no es delegación.

Delegar en las personas adecuadas.

Identificar las tareas que se pueden delegar, probablemente, es lo más fácil. Saber cuál es la mejor persona en la que delegar, puede ser un reto.

Tener a las mejores personas en nuestro equipo es muy importante, aunque, a mi modo de ver, es más importante saber cómo funciona cada miembro del equipo. Si no sabes cuáles son las fortalezas o las capacidades de cada miembro de tu equipo, nunca confiarás plenamente en ellos, lo que te llevará al micromanaging. Con eso no le harás ningún favor a nadie, y menos a ti.

Es importante definir cómo nos vamos a aproximar a la cuestión. Una opción puede ser el liderazgo por situaciones, que permite a cada miembro del equipo liderar en función del proyecto y sus características, y no de una jerarquía predispuesta.

Necesitamos saber cómo se maneja cada miembro de nuestro equipo con la asunción de responsabilidades, algunos lo manejarán muy bien, mientras que otros necesitarán una supervisión más cercana, y necesitamos poder identificarlos.

En cualquier caso, la transparencia, la comunicación y la confianza son imprescindibles.

La clave es la preparación.

Conocer detalladamente el conjunto de tareas que se deben llevar a cabo, establecer cuáles y cómo se van a delegar, definir el equipo que las va a llevar a cabo…

• Delegar sólo una parte de las tareas, no el conjunto del proyecto, hasta conocer bien el desempeño del equipo y que se establezca confianza.
• Fijar sesiones de revisión o de micro-hitos del proceso.
• Establecer confianza y dar apoyo en el seguimiento.
• Y por último, y no menos importante, dar y recibir buen feedback.

En definitiva, dedicar tiempo a una preparación concienzuda de la tarea de la delegación, per se, es fundamental para que la delegación funcione.