AHORRA COSTES Y MEJORA TUS PROCESOS CON LEAN
Hay muchas maneras de optimizar los procesos de una empresa, sin embargo, hay pocos más efectivos, fáciles de implementar y económicos que la mejora de procesos mediante Lean.
¿Qué es "Lean" y cómo puede ayudarnos a mejorar nuestros procesos?
Vuelven a sonar campanas de crisis en los medios de comunicación. Unos lo llaman “enfriamiento”, otros “ralentización”, y sin embargo, a todos se nos ponen los pelos de punta al recordar la anterior…
Lo “bueno” de esta ocasión es que no nos pilla desprevenidos, lo malo es que algunas empresas y organizaciones aún no se han recuperado completamente, lo que las convierte en especialmente vulnerables.
Y aquí se produce la gran pregunta, ¿hay algún modo de prepararse para lo que anticipamos? Todo depende de lo que queramos hacer. Si llegado el momento, no os preocupa “tirar de tijera” y recortar de cualquier parte, este artículo no es para vosotros.
Si, por el contrario, os disteis cuenta en la crisis anterior de que no fue la solución, quizá tengamos algo para ayudaros.
A continuación encontraréis una serie de artículos que hemos creado para ayudaros a mejorar los procesos de vuestras organizaciones y, con ello, evitar despilfarros, ahorrar costes y mejorar vuestros beneficios.
¡¡Espero que los disfrutéis!! Y si queréis una atención más personalizada, no dudéis en poneros en contacto con nosotros y solicitar una sesión gratuita, pinchando aquí.
Cómo ahorrar costes en nuestras organizaciones
Lean, una breve historia.
No os voy a contar la historia de la Metodología Lean (aunque os recomiendo encarecidamente que leáis alguno de los libros escritos al respecto), porque os morirías de aburrimiento antes de terminar el artículo. Y no es eso lo que quiero.
Pero sí que puedo contaros lo que cuento a mis participantes en talleres y cursos. Lean, inicialmente el Toyota Production System (el sistema productivo de Toyota, para que nos entendamos), surge por la necesidad de atender la demanda de producción de coches a partir del gran terremoto de 1923 y especialmente después de la Segunda Guerra Mundial, al ritmo que el mercado japonés requería, pero con la limitación de medios productivos y de almacenaje japonés.
Para hacerlo breve, después de muchas vueltas dentro de Toyota y muchos estudios del fenómeno en el MIT (Instituto Tecnológico de Massachusetts), son los profesores de este J. Womack, D. Jones y D. Roos, los que en 1992 publican el libro “La máquina que cambió el mundo” y acuñan el término “lean manufacturing” o producción ajustada. A partir de ese momento, poner a prueba el método y ver si funcionaba en cualquier sector, desde servicios hasta producción de maquinaria pesada, fue todo uno.
Y funcionó. Tanto que a partir de él han surgido después otros métodos, también interesantes, como puedan ser Scrum, o Agile. Pero eso es otra historia.
Fundamentos, o «a qué viene todo esto».
En realidad Lean se basa en tres pilares fundamentales, muy unidos a la cultura japonesa, aunque fácilmente reconocibles por cualquier otra:
- Hacer bien las cosas a la primera.
- Hacer justo lo que el cliente necesita.
- Hacerlo justo cuando lo necesita.
El principio es simple, si producimos/damos un servicio que nuestro cliente perciba como bueno (aumentamos nuestras ventas/ingresos), y además procuramos desperdiciar la menor cantidad de tiempo y materiales posibles (reducimos nuestros gastos), mejoraremos nuestros beneficios finales de manera notable.
Lo que cualquier empresa quiere, vaya.
Si quieres saber más, pincha aquí.
Más Lean, menos estrés
Hola, bienvenidos y bienvenidas a este nuevo post sobre Lean y cómo puede ayudarnos en nuestras empresas, ¡e incluso en nuestras vidas!
Para los que se nos leen por primera vez, podéis ver los demás post sobre Lean en nuestro blog, y sobre un montón de cosas más que, estamos seguros, os van a interesar.
Este post he decidido dedicarlo a cómo Lean puede ayudarnos a organizar nuestras empresas, de manera que nuestros niveles de estrés, no vamos a decir que desaparezcan, pero sí que entren en un nivel razonable.
¿Todos de acuerdo? ¡Vamos allá!
El estrés, ¿compañero inseparable?
Nuestras vidas están sometidas a más presión que las vidas que tuvieron nuestros padres, y ¡qué decir de las de nuestros abuelos! La tecnología (ojo, que no reniego de ella y me parece muy útil), la velocidad con la que se suceden las cosas, las situaciones cotidianas que, de manera inconsciente, percibimos como potenciales peligros (tráfico, responsabilidades laborales más o menos complejas, conciliación familiar, etc.) y las características personales de cada uno, hacen que vivamos en una realidad “acelerada”.
Y si bien llegamos a asumirla como normal, no es menos cierto que hemos llegado a un nivel en el cual cualquier “cosita” más, puede desembocar en un cataclismo más o menos grande.
De acuerdo, estos son nuestros campos y con estos bueyes hay que arar. La pregunta que me surge es, ¿es esto cierto? ¿Es una realidad inamovible? ¿O podemos hacer algo para cambiarla?
Si quieres seguir leyendo sobre este tema, pincha aquí.
Lean y Procesos: el Mapa de Flujo de Valor
No hace muchos días, llevamos a cabo un taller sobre la importancia del mapeo de procesos en la empresa, en uno de nuestros clientes. No es la primera, ni la segunda vez que nos metemos con esta cuestión y, si queremos ser sinceros, son bastantes las ocasiones en las que un cliente nos pide que le ayudemos y es necesario empezar por ahí.
Así que, he pensado en hacer este post para que sirva como inspiración a quien quiera poner algo de orden en su empresa.
Los procesos: esos grandes desconocidos
No estoy muy segura de no vayáis a poner los ojos en blanco cuando leáis esta parte y penséis algo del estilo de “pero esta qué se cree”. Sin embargo, una de las realidades más recurrentes que nos encontramos entre nuestros clientes es que saben muchísimo de sus negocios, y muy poco de cómo se trabaja (o mejor dicho, se debería trabajar) en una empresa.
Por lo general, y hay honrosas excepciones, la mayoría de las PYMES empiezan como el emprendimiento de una persona o un pequeño grupo. Como he dicho antes, esta persona o pequeño grupo de personas, saben muchísimo de su negocio y empiezan a trabajar resolviendo las cuestiones que van surgiendo sobre la marcha. Y no me refiero a grandes problemas productivos, que en ocasiones también, me refiero a “pequeñas” cuestiones cotidianas tipo administración, gestión de cobros y pagos, etc.
Si son un grupo de personas, es posible que se repartan los “negociados”, si es una persona sola y tiene capacidad económica suficiente, puede que contrate a alguien o externalice el servicio (contrate a una empresa experta y ajena a la empresa, por ejemplo, una asesoría contable).
Hasta aquí todo bien y más o menos bajo control. Pongamos que tienen éxito, que es lo que todos les deseamos, y empiezan a crecer. Y ven, como en la serie de los 80, que “los problemas crecen”. La dinámica diaria empieza a complicarse y la/s persona/s que hasta ahora se ocupaba/n de determinadas cuestiones, se ven desbordadas. Y esto se convierte en una carrera contrarreloj permanente, donde se va echando mano de los recursos disponibles en la empresa y todo el mundo acaba haciendo de todo… ¿os suena? Bien.
Puedes seguir leyendo sobre este tema, pinchado aquí.
Lean y los problemas
En nuestro post Cómo ahorrar costes en nuestras organizaciones os hablamos del Método Lean, su historia, sus fundamentos y uno de sus valores principales: el ahorro de costes.
En esta ocasión vamos a ver otra característica de Lean: su orientación a la resolución de problemas. ¿Cómo?
Los problemas como fuente de información
Problemas internos, problemas con proveedores, problemas con clientes…
El mayor miedo del empresario medio, a día de hoy, son los problemas con los que se encuentra cada vez que llega a su organización. Sin embargo, y si aplicamos un poco sentido común, son la mayor fuente de información que podemos encontrar… si sabemos escuchar y llegar al fondo del problema.
Un cliente descontento (o varios) es un cliente que tiene unas expectativas respecto a los productos que ofrecemos y que se encuentra con que nuestro producto no las cumple. No le aportamos valor.
Un proveedor descontento (o varios) es un proveedor que tiene unas expectativas respecto a su relación comercial con nosotros, que no se ven cumplidas. No le aporta valor trabajar con nosotros.
Un empleado descontento (o varios) es una persona que tiene unas expectativas respecto a la forma de trabajar dentro de nuestra empresa, que no se ven satisfechas. No le aporta valor trabajar para nosotros.
Puedes saber más de este tema, pinchando aquí.
Los Despilfarros, o por dónde se escapa el dinero
¿Qué es despilfarrar? Si nos vamos al diccionario de la RAE nos encontraremos esto: “Malgastar el dinero de forma insensata y sin necesidad”. Sin embargo, nadie quiere malgastar el dinero de una empresa sin necesidad, ni sentido, entonces ¿por qué decimos en Lean que en las empresas se producen despilfarros?
En realidad, hay muchas formas en las que podemos malgastar dinero sin ser conscientes de ellos. Desde producir más de lo que se va a necesitar, hasta producir cosas que nuestros clientes no nos van a comprar, hay un abanico de posibilidades, que incluyen pérdidas de tiempo y recursos.
Veamos cuáles son, según Lean, las pérdidas de tiempo y dinero más habituales.
Los 7 despilfarros.
Tengo que reconocer que siempre me ha llamado la atención la capacidad de abstracción de los japoneses y la cultura japonesa, en general. Supongo que por eso, cuando tuve la oportunidad de formarme el Lean, no lo pensé dos veces.
Dentro de esa capacidad se encuentra la facilidad para resumir y extractar situaciones cotidianas y llevarlas a un nivel en el que todo el mundo las puede reconocer. Y eso, simplemente, es lo que ocurre con los 7 despilfarros.
Como ya he comentado más arriba, son definiciones visuales que nos permiten identificar pérdidas, ya sean de tiempo o materiales, que repercuten económicamente en la empresa.
Estos son:
- Sobreproducción.
- Reprocesado.
- Transporte.
- Movimientos o desplazamientos.
- Esperas.
- Inventario.
- Sobre procesado.
Si quieres saber más sobre este tema, pincha aquí.
Las soluciones a los despilfarros: el método de las 5 s.
En un post anterior hablábamos de las 7 causas más comunes de pérdidas ocultas de capital en la empresa, los despilfarros.
En este post hablaremos de las 5 soluciones, a parte de las puramente técnicas, que junto con ellas, pueden ayudarnos a mejorar la gestión de nuestra empresa, el manejo de nuestros procesos y a evitar la pérdida inadvertida de capital.
Las 5 S
Las 5 S es junto con el autocontrol, los sistemas ANDON, los diagramas de spaghetti y las técnicas de cambios rápidos y gestión de lotes, las herramientas más utilizadas para la corrección de despilfarros que utiliza Lean.
Tengo que reconocer que tengo cierta debilidad por este método, quizá porque la mayor parte de nuestros clientes son, o han sido, empresas de servicios y este método es más visual para ellos, sin embargo, es perfectamente aplicable tanto a fabricación y producción, como a servicios.
Esta técnica se conoce también como “de la economía de movimientos” y, resumiendo bastante, viene a decir que cuanto más ordenado tengamos nuestro trabajo y nuestro puesto, menos margen para errores y despilfarros, menos interrupciones del flujo de trabajo y mayor capacidad productiva con menos estrés.
Su nombre viene a raíz de la letra con la que empiezan cada una de las correcciones en japonés:
- Seiri: separar
- Seiton: organizar
- Seiso: limpiar
- Seiketsu: estandarizar
- Shitsuke: generar disciplina y hábito.
Para saber más sobre este método, pincha aquí.