Si buscamos microgestión es posible que no encontremos mucho, sin embargo, si buscamos “micromanagement” encontraremos algo más. Hay que reconocer que el mundo de los negocios en Estados Unidos se lleva la palma en todas estas cuestiones.

Pero, vayamos al grano… ¿Qué es microgestión o micromanagement? Hay muy buenas definiciones en Internet sobre lo que es la microgestión, pero las encuentro difíciles de reconocer para quien lo practica, así que…

Pongamos un ejemplo.

Lunes a primera hora de la mañana

Es lunes a primera hora de la mañana, eres el gerente (o el CEO, o el director, o el socio responsable de tu empresa) y empiezas tu jornada semanal. Sobre tu mesa hay varios informes de proyectos (pongamos unos 8) que están en marcha y que quieres revisar antes de sentarte, con tus socios y colaboradores o empleados, a media mañana como tenéis por costumbre. Tu sana intención es saber cómo se van desarrollando cada uno de ellos, porque para eso eres el responsable último ante el cliente.

Empiezas por el primero y vas chequeando toda la actividad que se ha llevado a cabo, y que tu equipo ha ido reportando a medida que el proyecto ha ido avanzando. Pongamos que es un equipo meticuloso, como a ti te gusta, y el informe es particularmente detallado. Esta revisión te lleva, pongamos unos 20 minutos.

Suponiendo que no te cansaras (revisar informes detallados es bastante cansado, ya lo sabemos), que tu equipo es excelente y los informes son impecables y que no hay ningún error en ninguna parte (es decir, supongamos una vaca esférica), a una media de 20 minutos por proyecto, revisar todos y cada uno de ellos te llevará unas 2 horas y 40 minutos. Eso sin contar que alguno de ellos sea más complejo o entre medias no te surja algún imprevisto, tipo llamada de teléfono (seguimos en la vaca esférica).

Has llegado justo a tiempo para la reunión de media mañana. Bien por ti. Ahora toca revisar con cada uno de los responsables de los proyectos qué se ha hecho y porqué se ha hecho cada cosa, y cuánto queda por hacer de cada uno de ellos. Pongamos que son una gente súper organizada y llevan todos sus documentos listos y sus informes preparados, y no vuelve a surgir ningún imprevisto (ya sabéis… la vaca).

Sin embargo, a ti te surgen las dudas. Quieres saber hasta el último detalle de cada proyecto, porque te preocupa no poder responder adecuadamente a tus clientes cuando te llamen para preguntarte algo. Además, son proyectos importantes y necesitas controlar muy bien lo que está pasando, por lo que preguntas varias veces sobre la misma cosa y les pides a tus colaboradores que no tomen ninguna decisión sin pasar antes por ti. No es falta de confianza en las personas que trabajan contigo, es que realmente necesitas estar encima de todo lo que se hace… a fin de cuentas, siempre se ha dicho, “el ojo del amo engorda al caballo”.

Como no os ha dado tiempo a revisar todo, la reunión se pospone para el día siguiente, o incluso dos días más adelante. Además, tienes que hacer el resto de las tareas que te corresponden (eres el gerente), atender a tus clientes y atraer más. Te acabas de convertir, con la mejor de las intenciones, en el cuello de botella de tu organización.

¿Cómo mejorarlo?

Ahora, imagínate esta misma situación con todos y cada uno de los OCHO proyectos, las aproximadamente 40 semanas hábiles al año. ¿Aún no estás estresado? Yo sí, y tus colaboradores también, aunque no lo confiesen.

Esto, amigo o amiga míos, es microgestión o micromanagement. Y no satisface a nadie, y cansa, o estresa, a todos, y a medio-largo plazo puede salir muy caro a tu empresa.

La pregunta del millón no es ¿cómo mantengo bajo control mi compañía?, la pregunta del millón es ¿cómo consigo estar informado de lo que pasa, sin estar encima de mi gente constantemente?

Para eso tenemos unas cuantas ideas que pueden serviros.

1.- Organización, ante todo organización.

La gestión y organización de un proyecto empieza en el mismo momento que nuestro cliente formaliza su pedido. Si me apuráis, en el momento que se está negociando el alcance del proyecto.

• • Lo primero, organizar el proyecto:
    • Qué necesita ese proyecto (materiales, personas, logística, etc.)
    • Quién puede llevarlo a cabo (equipo).
    • Cuál es la fecha límite de entrega del proyecto.
  • Lo segundo, ya que sabemos cuál es el equipo más cualificado para el proyecto, delegar en ellos:
    • Buscar al líder del proyecto, entre los participantes.
    • Repartir las tareas entre los componentes del equipo.
  • Lo tercero, establecer y definir con la mayor cantidad de detalles posible, las tareas del proyecto y los hitos que marcarán el progreso en dicho proyecto, con sus fechas de cumplimiento correspondientes.

2.- Comunicación y puesta en calendario.

Necesitamos comunicar adecuadamente con nuestro equipo de trabajo y con su líder. Es imprescindible. Si no se establece una correcta comunicación en ambos sentidos (gerente-equipo, equipo-gerente) perderemos un tiempo precioso corrigiendo cosas que se podrían haber hecho de una sola vez.

• Informar al equipo de:
• • Las características del proyecto.
  • Quién hace qué dentro del equipo (las tareas).
  • Cuáles son los hitos del proyecto.
  • Fecha límite del proyecto.
  • Fechas de cumplimiento de los distintos hitos.
  • Fechas de revisión de estado y avances del proyecto.

• Distribuir en el calendario de reuniones de empresa, las fechas de revisión de cada hito de cada proyecto.
• Informar a todos los interesados de cualquier modificación o cambio, tanto en el alcance del proyecto, como en los sucesivos hitos y reuniones.

3.- Sesiones de revisión y mejora.

Una vez que el proyecto está en marcha, llegamos a las sucesivas reuniones para revisar el estado del mismo. En este punto vuelve a ser imprescindible mantener un buen nivel de comunicación con el líder de equipo y con las personas que lo componen.

• No se trata de revisar todo el proyecto de nuevo, se trata de revisar si se han conseguido los hitos que se marcaron, en tiempo y forma, y en caso contrario averiguar qué lo ha impedido. Esto quiere decir que en cada reunión sólo se revisa la parte correspondiente a esa reunión.
• Es imprescindible dar y recibir un feedback adecuado. Si algo ha fallado, necesitamos saber qué ha fallado y cómo lo podemos solucionar. No es el momento de buscar culpas, sino soluciones. Si todo ha ido según lo previsto, reconocerlo y animar al equipo para que siga en esa línea. Cuantas más veces reconozcamos los aciertos, menos veces deberemos reconducir a los equipos, puesto que ya sabrán qué se espera de ellos.

4.- Y volvemos a empezar.

Cada nuevo proyecto será un reto nuevo, un nuevo equipo de trabajo, un nuevo líder y una comunicación nueva. Si entre todos los integrantes de la empresa creamos una cultura de comunicación y colaboración adecuadas, cada nuevo proyecto dejará de ser un dolor de cabeza para convertirse en un nuevo reto y un nuevo aprendizaje.

Esperamos que estos breves pasos os orienten sobre cómo ser mejores líderes dentro de vuestras empresas. ¡Feliz semana!