¿Quién no ha sentido en alguna ocasión la sensación de que “la vida no le da para más”? ¿O que necesita días de 30 horas? ¿O que no ha parado en todo el día y no ha hecho nada?

Si os habéis sonreído con alguna de las preguntas anteriores, o habéis pensado “bienvenido a mi mundo”, este post os puede interesar.

Como suelo decir en mis talleres, las buenas noticias son que no eres el único o la única que se siente así (tranquilidad, aún no estamos para que nos encierren), y las malas noticias son… que no eres el único o la única que se siente así (esto se está volviendo el pan del día).

Y ahora estaréis pensando “vale, Cris, nos has dejado como veníamos”. Sí… y no. Hace años leí en un artículo de un psicólogo de moda, que el primer paso para solucionar un problema es saber que se tiene un problema. Vale. Ya sabemos que tenemos un problema. Un problema de tiempo.

Lo primero que te preguntan cuando haces cualquier curso/taller de manejo del tiempo o de tareas, es porqué parece que unas personas tienen más tiempo que otras, o porqué parece que sus días les “cunden” más que a los demás.

No son más listos que los demás, ni han descubierto el secreto para volver atrás en el tiempo. “Simplemente” saben organizar y gestionar su tiempo, y las tareas que quieren hacer en ese tiempo. Y lo pongo entre comillas para que nadie diga que de simple no tiene nada…

En realidad, a lo largo de nuestra práctica profesional, si algo nos ha quedado claro es que HAY QUE SIMPLIFICAR. Por lo general, a la hora de gestionar nuestras tareas diarias, dentro y fuera de nuestro trabajo, tendemos más a la técnica de los sacos terreros (apilar las tareas unas encima de otras), que ha organizar y distribuir las tareas, o sea, simplificar.

A continuación, os presento los 4 primeros de los 7 + 1 puntos clave para mejorar nuestra gestión del tiempo. ¡Que los disfrutéis!

1. Simplifica.

Estamos hartos de oír por todas partes que lo primero es antes. Aunque después a todos se nos quede cara de “y eso… ¿cómo se hace?”.

Pues bien, cualquier gestión del tiempo o de tareas empieza por el principio: ¿qué tengo que hacer?, ¿cuándo tiene que estar hecho?, ¿cuánto tiempo tardo en hacerlo?, ¿de cuánto tiempo dispongo?, …

Este tipo de preguntas nos ayudarán a hacer una primera “lista de prioridades”. Evidentemente no puede tener la misma prioridad algo que tiene que estar terminado en media hora, que algo que tiene que estar terminado para dentro de una semana, ¿no?

2. Piensa despacio, ejecuta deprisa.

Básicamente porque sabremos todos los pasos que necesitamos dar, los requerimientos, materiales, etc., y los posibles inconvenientes que nos vamos a encontrar, al menos a priori.

A grandes rasgos: planifica, prioriza, revisa, confirma y ¡ejecuta!

3. El plan de trabajo.

De nada sirve tenerlo todo muy bien pensado si no sabemos de cuánto tiempo disponemos. Ya sabemos qué tenemos que hacer y hemos hecho una primera priorización de tareas, ahora necesitamos saber cómo dividir nuestra jornada diaria (o nuestro tiempo total), nuestras 24 h.

En realidad, todos sabemos de una manera más o menos intuitiva repartir nuestro día a día. Todos sabemos que necesitamos más o menos 8h. de sueño, que trabajamos aproximadamente otras 8h., que tenemos un tiempo determinado de desplazamiento a nuestro lugar de trabajo que no varía demasiado, etc. Toca hacer lo mismo con nuestro horario de trabajo.

Si trabajamos por cuenta ajena, todos sabemos cuál es nuestra jornada teórica, nuestro “tiempo disponible”. A qué hora entramos y, más o menos, a qué hora salimos. Se trata de “repartir” las tareas que ya hemos localizado en los puntos anteriores, dentro de ese horario.

Sugerencia: utilizad un plazo de tiempo de una semana, así evitamos la tentación de ponerlo todo en el mismo día. Probablemente, no es necesario.

Cuando trabajamos por cuenta propia, la cosa se complica un poco, pero no mucho. Eso también os lo contaré en otro post.

4. Asigna tiempos.

Ya sabemos qué tenemos que hacer, cuánto tiempo necesitamos para hacerlo, cuándo tiene que estar terminado y cómo repartirlo a lo largo de nuestra semana… o más plazo de tiempo.

¡Bien! Esto marcha. Ahora se trata de asignar tiempos a esas tareas, de un modo estructurado.

Para eso vamos a necesitar un calendario o una agenda. Puede ser de muchos tipos y yo os sugiero que busquéis el que más se parezca a vosotros. Quiero decir, hay quien se maneja muy bien con un calendario digital (tipo Google Calendar, Outlook, o similar), hay quien prefiere el papel (los dietarios y agendas de toda la vida) y hay quien no se maneja ni con unos, ni con otros (otra sugerencia: ¿habéis probado los Bullet Journal? Son muy útiles en estos casos).

En cualquier caso, necesitamos un soporte para nuestras tareas. Por una razón muy sencilla, lo que no se apunta no existe. Y se nos acabarán olvidando tareas críticas.

Colocad en vuestro calendario/agenda todas las tareas que hemos ido listando hasta ahora, conforme a la prioridad que tengan y el tiempo que necesiten.

¡Ah! Se me olvidaba, si necesitáis tiempo para tareas de índole personal, ponedlas también, no hay nada peor que olvidar el cumpleaños de tu abuela…

Hasta aquí nuestros primeros 4 consejos. Pinchando aquí podréis seguir leyendo los 4 siguientes.

Espero que os sean de ayuda.

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¡Muchas gracias!

Cristina.

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