Como CEO de una PYME, o Directivo de un Área o División importante de una gran empresa, el dia a dia es agotador. Te pasas el día resolviendo problemas, apagando fuegos, supervisando trabajo….y un día tras otro, tienes que tomar decisiones en muchos casos sobre la marcha. Pero en algún momento, te das cuenta de que no eres capaz de llevarlo todo en la cabeza.

Sencillamente, hay cosas que se te van, que no llegas. Pero es que además, te empiezas a dar cuenta, de que en ocasiones, tomamos decisiones contradictorias, que desorientan a tu equipo, a tus proveedores, …y lo que es peor, como consecuencia, a tus clientes.

La buena noticia es que lo que te sucede, es bastante normal. La cabeza ya no te da, porque, por ejemplo, tu organización o tu área ha crecido, y ha alcanzado un nivel de complejidad que no se puede manejar de forma intuitiva. O has cambiado de posición dentro de tu organización, y has pasado a un área o división mas grande y mas compleja. En todo caso, necesitas desarrollar una forma de gestión mas estructurada. Y un primer paso bastante importante es tener claridad sobre el rumbo de tu organización o de tu Área o División a lo largo de los próximos 2-3 años; en caso contrario, te sera muy dificil aportar consistencia a tu toma de decisiones a lo largo del tiempo, y mucho menos comunicar esta consistencia con claridad a tu equipo, a tus superiores, y/o a tus accionistas y resto de grupos de interés (stakeholders) alrededor de tu organización. Para definir ese rumbo a medio plazo, es esencial que desarrolles primero,  y supervises después, un Plan Estratégico.

Y si no sabes de qué trata, déjanos explicarte para que entres en contexto: un plan estratégico es esa estructura donde se desarrolla y ejecutan los planes empresariales con el objetivo de alcanzar las metas planteadas. Es decir, la manera en que va a trabajar la empresa para obtener resultados.

Mediante la planificación estratégica se pretende ordenar sistemáticamente las ideas y actuaciones para mejorar la gestión de una organización o de un tema. Ahora te preguntarás cómo desarrollar un plan ideal para tu empresa o emprendimiento.

Vamos a desarrollar una serie de pasos, donde detallaremos una estructura con metodología incluida, pero recuerda que la magnitud de esto también dependerá del tamaño de la organización.

Metodología para desarrollar un Plan Estratégico

Lo primero que hay que tener en cuenta es la forma en cómo vamos a desarrollarlo, para ellos debes tener en consideración ciertos aspectos esenciales de la organización como: análisis, evaluación y diagnóstico de la situación para, de forma racional, definir actuaciones que permitan superar y mejorar el estado actual, dando respuesta adecuada a los retos que identificaremos.

La manera en que se puede plasmar una estrategia es a través de un plan estratégico, un instrumento coherente y sistematizado que permite saber a quién lo realiza (la organización), analizar y reflexionar sobre la realidad actual (quién es y dónde está), los objetivos, las estrategias y las líneas de acción.

Además, es importante que se tomen en cuenta los recursos económicos, humanos y materiales para ejecutar lo planificado y cómo saber si se ha llegado al objetivo (evaluación o control de los resultados)

Algo muy importante que debes recordar es que la toma de decisiones que hagas en la aplicación de un Plan Estratégico implica un impacto a mediano y largo plazo, bien sea para mal o bien, todo depende de las estrategias y lo que estés dispuesto a cambiar o aplicar.

1. Bases para la elaboración del Plan:

Lo primero es el punto de partida, lo que sienta las bases para iniciar el plan. Para ello hazte 3 preguntas esenciales: ¿Qué es tu empresa? ¿A qué rubro pertenece? ¿Cómo será tu empresa mañana?

Si ya empezaste a redactar eso, entonces estamos listo para formular la visión y misión de la organización. Y aquí hay que tener mucho cuidado, la misión no puede ser tan simple y básica como: “ser el número 1 en ofrecer servicios de tal cosa”. Todas las empresas quieren ser el número 1, y a veces se les olvida que existen gigantes en el mercado. No está mal soñar en grande, pero seamos más realistas a corto plazo, algo que podamos hacer muy bien.

La misión es una idea que describe la razón de ser de tu empresa (a qué se dedica), identifica las características de los productos (lo que se quiere lograr), los clientes (internos y externos), ubicación de la empresa. Definimos: la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.

Por su parte, la visión es la visualización de lo que tu empresa quiere para el futuro. Implica evaluar permanente la empresa frente a sus clientes, su competencia, su propia cultura y distinguir entre lo que es hoy y aquello que desea ser en el futuro, todo esto en concordancia con sus capacidades y oportunidades. (Por esto te hacíamos las preguntas del inicio)

La visión es una fuente de inspiración para la empresa, si se quiere, puede ser hasta poético en un punto, porque representa la base que guía la iniciativa, de ahí se extraen fuerzas en los momentos difíciles y ayuda a trabajar por una razón y en la misma dirección a todos los que se comprometen en el negocio. La visión es la base del sentido de pertenencia hacia la organización.

Otras cosas importantes a tener en cuenta son los valores que la forman, ya que estos representan las convicciones de las personas encargadas de dirigir la empresa hacia el éxito. Son las bases más importantes de cualquier organización. Con ellos se define a sí misma, porque los valores de una organización son los valores de sus miembros y de sus directivos.

2. Diagnóstico o análisis:

En este punto hablaremos de la estructura DAFO o FODA para evaluar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas tanto internas como externas.

El DAFO consiste en dejar constancia, a través de una descripción exhaustiva, objetiva, clara, oportuna y relevante la realidad en la que se ha venido desenvolviendo la empresa.

Esta descripción debe identificar y dimensionar las necesidades y problemas más importantes con los que se enfrenta esta temática, así como establecer pautas para la formulación de alternativas. A partir de este análisis se abrirá un abanico de opciones para las fases posteriores de creatividad y reflexión de las herramientas con las que se cuenta para la resolución de los problemas.

Ahora, pon atención para que veas cómo se desarrolla cada fase, pues las hemos estructurado de la siguiente forma:

DEBILIDADES: situaciones que impiden o dificultan llegar a las metas

FORTALEZAS: situaciones positivas que facilitan llegar a las metas

OPORTUNIDADES: situaciones que podrían generar crecimiento a la empresa

AMENAZAS: situaciones difíciles que impiden el crecimiento de la empresa

En el ambiente interno existen factores controlados por la empresa. Estos se reflejan en las debilidades y fortalezas. Estos factores incluyen:

• Capacidad de producción
• Capacidad financiera
• Capacidad de personal
• Investigación y desarrollo

En el ambiente externo existen factores que afectan el desempeño de una empresa, estos se reflejan en las oportunidades y amenazas que tiene. El ambiente externo evalúa:

• Demografía (población)
• Situación económica
• Fuerzas sociales y culturales
• Fuerzas políticas y legales
• Tecnología
• Competencia
• Proveedores
• Intermediarios
• Clientes

Toma en cuenta que debes ubicar estos factores externos e internos para lograr un amplio espectro de lo que se necesita para avanzar.

3. Definición de objetivos y acciones:

Al llegar acá sabrás que has recorrido un camino donde has podido establecer tres cosas: la visión actual de la empresa, lo que se quiere lograr y un diagnóstico de ella. Ahora vamos a formular objetivos y estrategias para poder avanzar en lograr los resultados deseados. Por ejemplo, los objetivos pueden estar dirigidos a ventas (como mayormente sucede) y las estrategias van dirigidas al cumplimiento de esas ventas.

La forma de lograr un objetivo macro es dividirlo en unos más pequeños o específicos, por lo que es oportuno elegir una serie de estrategias para esos objetivos más pequeños. Ahora tenemos otro aspecto importante que señalarles, y es que esos objetivos deben ser SMART, es decir: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Si un objetivo cumple con estas características, entonces vamos por buen camino.

Recuerda también que los objetivos deben ser coherentes; por ejemplo, si tu empresa es pequeña y se está introduciendo en el mercado (con un análisis previo de ese mercado) no intentes formular un objetivo como “1 millón de ventas en un período de 3 días”. Si sabes que eso es imposible, entonces pon objetivos alcanzables.

4. Implementación y control del plan estratégico:

Implementar el plan estratégico en una empresa es fácil, en un proceso analizado y exacto que permite que todos los empleados que hacen parte de una compañía se encaminen hacia el mismo lugar y trabajen en búsqueda de los mismos objetivos.

Con una planeación estratégica clara y definida, una empresa puede comenzar su trayecto hacia el éxito, hacia una alta rentabilidad y un mejoramiento productivo.

Es muy importante que conozcas las tácticas de riesgos que asumirás al llevar a cabo los objetivos planteados. Formúlate interrogantes de complejidad, inversión a realizar y retorno de esa inversión. Este punto es tan importante como el resto; pues el control vela porque los objetivos y estrategias se estén logrando.

Tu Plan Estratégico Empresarial tiene que ser personalizado, cuantitativo, descriptivo y temporal, así como esos objetivos que planteamos. El personal elegido también debe poseer el conocimiento, las habilidades para ejecutar y llevar a cabo las actividades propuestas dentro del plan y dentro de los límites o tiempo establecidos.

Si vas empezando tu negocio, este plan puede ser algo sencillo, formula estrategias, objetivos pequeños, evalúa el impacto y los resultados para que puedas crear una estrategia macro que busque mejorar tu situación actual. Cambia esas estrategias y tácticas cuando sea necesario.

Ten presente que la tecnología avanza y tienes que estar en sintonía con tu público.