CASO DE ÉXITO: PUM ESTUDIO.
«Viernes de código. Crear interfaces para aplicaciones web basadas en jQuery también es una buena manera de empezar el finde…»
Post en Facebook de Luis Belda.
CEO PUM Estudio
Indice
Situación de Partida.
PUM Estudio se define en su página web de la siguiente manera: «Somos un estudio de desarrollo web y diseño gráfico de Madrid enfocado a la experiencia de usuario. En constante evolución buscamos las últimas tendencias web para aplicarlas en nuestros proyectos.»
Vortex contactó con PUM Estudio a través de una asistencia a la feria de Madrid «Salón Mi Empresa». Allí, nos contaron que habían empezado no hacía mucho. Eran pequeños, pero tenían actitud, ganas, y mucha, mucha calidad. En su corta trayectoria, habían ganado varios premios internacionales, que denotaban su pasión y su calidad por el trabajo que realizaban, buscando continuamente el equilibrio óptimo entre diseño y capacidad tecnológica, en cada uno de sus proyectos.
Nuestra primera impresión fue que PUM Estudio era un magnífico equipo de expertos en desarrollo web, pero al mismo tiempo, que sus capacidades empresariales no eran muy fuertes. En efecto, su margen de negocio era casi inexistente, su actividad comercial altamente «caótica» y su gestión de operaciones, extremadamente intuitiva.
Objetivos a Alcanzar y Acciones Realizadas.
Tras una mini-sesión estratégica, quedó claro que PUM necesitaba una marco mínimo de gestión que le permitiese optimizar lo mejor posible el continuo derroche de energía y esfuerzo que suponía cada proyecto. Adicionalmente, era necesario diseñar y poner en marcha un proceso de gestión comercial mínimamente consistente, que le diera continuidad y eficacia en el proceso comercial.
Para ello, se redefinieron los «Servicios» de PUM, así como los grupos de clientes objetivo, y los procesos de cualificación y seguimiento comercial. Con esto, inicialmente soportado por Trello, se comenzó a gestionar la previsión de ventas.
Se marcaron también objetivos de Facturación, Coste Total y Ebitda, en un horizonte de tres años.
Otra de las dificultades era la gestión de la cartera de proyectos en curso, junto con la carga de trabajo del equipo. Al no tener claridad sobre la carga de trabajo, la toma de decisiones sobre qué prioridad asignar a qué proyecto, se convertía en una continua discusión dentro del equipo, además de provocar decisiones erróneas, y retrasos no deseados, que no solo perjudicaban de cara al cliente, sino que consumían gran parte del margen de beneficio del proyecto.
Para evitar lo anterior, se buscó un software que permitiera el control de la cartera de proyectos en curso, y que además, mostrara la cargabilidad prevista del equipo. Estas herramientas permitían, así, tomar decisiones correctas de priorización y modificación de asignaciones de tareas, en función de las necesidades cambiantes de los clientes.
Adicionalmente, fue necesario dar soporte durante el proceso de asimilación de la nueva forma de gestión, para superar las resistencias normales de una nueva operativa, con todas las dificultades que eso supone en el día a día.
Finalmente, utilizando una sencilla hoja de Google Sheets, se configuró una cuenta de Resultados básica, pero suficiente para que el equipo de PUM pudiese tener un mínimo control sobre sus resultados económicos. Mas adelante, se añadiría a esta aplicación, una hoja adicional de control de liquidez.
Resultados Alcanzados.
El proceso de desarrollo de PUM Estudio fue un proceso muy peculiar. Dada su baja capacidad financiera, fue necesario configurar un plan de intervención mínima, que redujera el impacto financiero inicial de nuestra actuación. A cambio, una gran parte de la responsabilidad del proceso de cambio, se tenía que sostener sobre los hombros del equipo de PUM Estudio.
No obstante, los miembros del equipo de PUM se dedicaron a la tarea con toda intensidad, dentro de los rangos marcados, lo cual reportó resultados positivos con cierta prontitud.
Como consecuencia, se obtuvieron durante los primeros dos años, los siguientes resultados:
- Facturación x 2
- Beneficios x 2
- Equipo x 2
- Implementación de Software y Proceso de Gestión PPO (Carteras de Proyectos)
- Implementación y Uso de CRM y Gestión de Pipeline de Ventas.
- Cuadro de Mandos y Métricas.
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