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¿Qué tal va vuestra gestión del tiempo? ¿Os resultó útil la primera parte? Ah, que no la has visto… eso es sencillo (lo leerás varias veces en estos posts). Si quieres saber más sobre Gestión del Tiempo, ve a la primera parte de este artículo haciendo clic aquí:

Los 8 Consejos para mejorar la Gestión del Tiempo by Vortex (1ª Parte)

Como decíamos ayer, con permiso de Fray Luis de León o Unamuno o quién quiera que dijera la frase por primera vez, vamos a seguir simplificando.

Ya hemos visto que necesitamos hacer un resumen de todas las tareas que tenemos que hacer, que necesitamos planificar adecuadamente dichas tareas, que necesitamos saber de cuánto tiempo disponemos y que tenemos que «ajustar» esas tareas al tiempo del que disponemos.

De acuerdo, ahora vamos a ver qué podemos hacer con tanta preparación y qué hacer cuando, de verdad, ya no podemos llevar a cabo una sola tarea más.

¡Bienvenida o bienvenido a la 2ª parte de Los 8 Consejos para mejorar la Gestión del Tiempo by Vortex!

¡Que lo disfrutéis!

5. Mejora los tiempos. 

Ahora es cuando empezamos a “limpiar”. Seguro que hay un montón de tareas repetidas a lo largo del día, ¿por qué no juntarlas todas a primera o a última hora de la jornada? ¿O en los ratos “tontos” tipo descanso de media mañana o desplazamiento al trabajo o a casa? Tareas como chequear los correos electrónicos, ciertas llamadas telefónicas, o enviar documentaciones pueden organizarse dentro de un determinado rango del horario.

Otro truco es la “regla de los dos minutos”. Toda aquella tarea que necesite un tiempo de alrededor de dos minutos, hacedla en el momento. De ese modo nos quitamos de en medio tareas que, de otra manera y acumuladas, se irían quedando pendientes hasta convertirse en críticas.

6. Los imprevistos.

Todos conocemos las leyes de Murphy: si algo puede ir mal… No podemos “prever” los imprevistos, pero podemos “comprar” tiempo de reserva para adaptarnos. ¿Cómo?

Muy sencillo (ya he perdido la cuenta de cuántas veces lo he dicho, pero es que lo es), se trata de “añadir” algunos minutos más a las tareas más largas o más complejas.

Por ejemplo, tenemos una reunión con un cliente en la otra punta de nuestra ciudad. Bien. Sabemos que necesitaremos tiempo para el desplazamiento de ida, tiempo para el de vuelta y tiempo para nuestro cliente. Si añadimos 10 minutos a cada desplazamiento y otros 10-15 minutos a nuestra reunión, habremos ganado entre 30 y 35 minutos para un imprevisto. Casi una tarea.

7. Delegar.

Este es el paso más complicado para cualquiera. Por una razón, tenemos la sensación de que sólo nosotros podemos solucionar las tareas que están en juego. Y eso, es una verdad a medias.

Como decían en Amanece que no es poco, “todos somos contingentes, pero tú eres necesario”, lo que no quiere decir que el alcalde hiciera todas las tareas del ayuntamiento.

La regla para este punto vuelve a ser sencilla, si puedes hacerlo tú, hazlo. Si no puedes, dilo. Estoy segura de que tu jefe preferirá que le pidas ayuda con alguna tarea, antes que tener que solucionar un lío deprisa y corriendo. Habla con compañeros, o busca quien te pueda dar soporte en la tarea a la que no llegas.

Y la + 1…

8. La Multitarea.

El unicornio de la gestión del tiempo y las tareas… O el elefante blanco en la habitación del que nadie quiere hablar. Y como yo soy muy osada… ahí voy.

Salvo que seas madre de familia numerosa, con una pareja excelente que se encarga de la mitad de las tareas, NO hagáis multitarea. Sí, ya lo sé. He gritado, qué le vamos a hacer. Es que quiero dejarlo muy claro.

La multitarea es compleja y cansa mucho al cerebro. Salvo que sean tareas de poco calado, o poca importancia, no es conveniente.

Imaginaos que sois vuestro cerebro. Estáis en una habitación haciendo una determinada tarea y, de pronto, tenéis que ir a la habitación de al lado para una “cosilla sin importancia”. Vais, lo hacéis y volvéis a vuestra habitación original… teniendo que seguir el trabajo en el mismo punto donde lo dejasteis.

Ahora, cuando ya lo habéis recuperado, os vuelven a pedir que salgáis y vayáis a otra habitación… pasando antes por la anterior y volviendo a la vuestra… ¿Todavía no estáis cansados?

La multitarea obliga a nuestro cerebro a “entrar y salir” de cada una de las tareas que queramos hacer al mismo tiempo, a velocidad de vértigo. Eso nos provoca cansancio, frustración porque las tareas se retrasan, desconcierto porque llegado un punto no sabemos por donde íbamos, y enormes cantidades de estrés.

Es mucho mejor la técnica de “empieza algo, termínalo”.

Hasta aquí nuestros 8 consejos.

Espero que os sean de ayuda.

Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte concretamente a mejorar tu gestión del tiempo, haz clic aquí y concierta una sesion gratuita conmigo.

¡Muchas gracias y feliz Gestión del Tiempo!

Cristina Senen.

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